Jak zwiększyć efektywność pracy w zespole.

Są zespoły, które zatrudniają relatywnie niewiele osób, a potrafią wypracować bardzo satysfakcjonujące wyniki. Z kolei zdarzają się firmy, w których znacznie większa grupa osób nie jest w stanie wypracować nawet połowy takich wyników. Co zrobić aby bez zatrudniania dodatkowych osób do zespołu podnieść efektywność jego pracy? To pytanie, które często pada w moich rozmowach z klientami.

Zacznijmy od praktycznej definicji efektywności. Ja definiuję ją jako liczbę godzin potrzebnych do wypracowania satysfakcjonującego efektu końcowego. Im mniej godzin, tym lepiej.

Jak teraz pracujecie?

Czy Wy i Wasi pracownicy poświęcacie dużo, za dużo czasu na realizację określonych zadań? Co zabiera Wam najwięcej czasu? Czy są to rozmowy, spotkania, burze mózgów nad koncepcją? A może czas spędzany na poprawkach, korektach, kolejnych „podejściach” do realizacji zadania? Czy macie często poczucie, że „kręcicie się w kółko”, dyskutujecie, poprawiacie, a projekt zbyt powoli „idzie do przodu”?

Czas to pieniądz

Tak dzieje się często w przypadku, kiedy zespół nie pracuje nad zadaniami w trybie projektowym. Podejście projektowe charakteryzuje się bardzo mierzalnym, biznesowym podejściem. Realizując zadania jasno definiuje się ich cele, produkty / efekty końcowe oraz mierniki sukcesu.

Podejście mierzalne służy temu, aby zadania były realizowane w sposób optymalny dla biznesu i zasobów projektowych, czyli w sposób optymalny dla budżetu oraz czasu, którym zespół dysponuje. Warto bowiem w tym miejscu podkreślić, że czas pracy też jest ważnym zasobem projektowym!

Dlatego jeśli jesteście mało precyzyjni od początku, kiedy nie określacie sobie i innym jasnych celów, ram działania, kryteriów wyboru oraz oczekiwanych rezultatów, mało efektywnie wykorzystujecie swój czas oraz czas Waszego zespołu.

Jaki „brief”, taki rezultat

Podejście projektowe oznacza organizację pracy w oparciu o narzędzia pracy, które pozwalają zwiększyć precyzję działania w każdym możliwym elemencie.

Co można precyzować / ubierać w narzędzia?

  • Opis projektu – jego celów, spodziewanych efektów, mierników sukcesu
  • Ramy czasowe projektu – opracowując jego harmonogram, kamienie milowe, daty
  • Organizację projektu – opisując podział zadań i odpowiedzialności na każdym etapie, organizując statusy projektu, omawiając postępy i następne kroki
  • Organizację komunikacji w projekcie – posługując się „briefami” (czyli pisemnym opisem projektu), mailowymi potwierdzeniami ustaleń, regularnymi informacjami o postępach prac w zespole

„Ściągawka” szefa

Jeśli rozpoczynamy rozmowy o nowym projekcie, warto mieć pod ręką parę podstawowych pytań, które pomogą pomóc nam uporządkować prace i bardziej efektywnie je realizować:

  1. Jakie są cele naszego projektu – po co go robimy, co chcemy w jego efekcie uzyskać?
  2. Co ma być produktem końcowym projektu? Czy możemy opisać jego cechy charakterystyczne, parametry?
  3. Jak zmierzymy sukces projektu?
  4. Harmonogram – czy mamy jasno określony harmonogram prac w projekcie oraz terminy realizacji poszczególnych zadań?
  5. Zasoby – czy zabezpieczyliśmy w projekcie odpowiednie zasoby – budżet, odpowiednie narzędzia pracy? Czy określiliśmy kogo z firmy potrzebujemy do realizacji projektu i czy upewniliśmy się, że będą oni dla nas dostępni w trakcie projektu?
  6. Organizacja projektu – czy podzieliliśmy jasno zadania w projekcie pomiędzy członków zespołu, czy robimy regularnie statusy i podsumowania? Czy określamy jasno następne kroki?
  7. Spotkania – czy efektywnie prowadzimy spotkania w projekcie? Czy mamy zawsze określoną agendę spotkania? Czy określamy w niej cele i spodziewane efekty spotkania?
  8. Przepływ informacji: czy pamiętamy o przepływie informacji w projekcie? Czy dbamy o to, by wszyscy członkowie projektu mieli tą samą wiedzę o postępach w projekcie? czy nie informujemy innych na ostatnią chwilę?
  9. I wreszcie bardzo ważne – właściwa komunikacja: czy jesteśmy pewni, że jasno i przejrzyście komunikujemy innym swoje potrzeby i oczekiwania w projekcie? Czy potwierdzamy ustalenia na piśmie? Czy używamy precyzyjnych pojęć i unikamy skrótów myślowych, które mogą prowadzić do nieporozumień? Czy jeśli nie otrzymałem odpowiedzi, odzywam się do członka zespołu i upewniam się, że otrzymał naszą informację i właściwie ją zrozumiał?

Z mojego doświadczenia stosowanie tych kilku prostych zasad prowadzi sukcesywnie do malejącej ilości godzin pracy spędzanej przez zespół i jego szefa na poszczególnymi zadaniami, a w szczególności mniejszej liczby godzin spędzanych nad poprawkami i zmianami.  Zespół, który nabiera nawyków pracy projektowej potrzebuje mniejszej ilości godzin do realizacji poszczególnych zadań i jest w stanie zrealizować więcej zadań w tym samym czasie.

 

O autorce:

Agnieszka Węglarz jest niezależnym doradcą, strategiem i praktykiem biznesowym w B2B i B2C oraz wykładowcą. Ma ponad 20 lat doświadczenia zawodowego.  Pracowała jako menedżer w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media.

Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP.  Wykorzystując wieloletnie praktyczne doświadczenie menedżerskie oraz wiedzę trenerską pomaga firmom budować ich strategie metodą warsztatów.

Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Prowadzi bloga o tematyce biznesowej www.agnieszkaweglarz.com oraz własny kanał na YouTube – Biznes Ring by Agnieszka Węglarz.

Można się ze nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.