Jak organizować efektywne spotkania

Są spotkania firmowe, które trwają krótko, ale przynoszą bardzo wymierne efekty. Bywają też spotkania, które trwają znacznie dłużej, a mimo to ich uczestnicy mają wrażenie, że niczym konkretnym się nie zakończyły. Co zrobić, aby nasze spotkania z zespołem trwały krótko, były efektywne oraz kończyły się rzeczowymi ustaleniami?

Jak teraz organizujecie spotkania?

Jak teraz organizujecie spotkania? Czy określacie temat, zapraszacie uczestników, określacie czas trwania spotkania…i na tym kończycie przygotowania do spotkania? Jak przebiegają Wasze spotkania? Czy każdy rzuca swoją myśl, wymieniacie się pomysłami, dyskusja wartko się rozwija, aż w końcu orientujecie się, że czas spotkania się kończy i okazuje się, że nie ma już czasu aby dojść do wspólnych wniosków?

ABC organizacji efektywnego spotkania

Jeśli chcecie aby Wasze spotkania kończyły się rzeczowymi ustaleniami, potrzebujecie metodycznego podejścia, które pozwoli Wam precyzyjnie je zaplanować i przygotować.

Oznacza to, że najpierw powinniście określić odpowiedzi na kilka zasadniczych pytań:

  1. Co jest celem spotkania? Co chcecie w jego efekcie osiągnąć – np. jakie decyzje podjąć, co rozstrzygnąć, co wybrać.
  2. Jaka powinna być agenda spotkania? – jakie punkty dyskusji powinniście przejść, aby dojść do oczekiwanych rezultatów spotkania?
  3. I wreszcie – równie ważne – jakie materiały powinniście przygotować do spotkania, aby wsparły one dyskusję w odpowiednich punktach.

Komunikacja spotkania

Ważne jest, aby organizator spotkania pamiętał o tym, by wyrównać poziom informacji wszystkich jego uczestników przed spotkaniem. Z moich obserwacji wynika, że organizatorzy spotkań często popełniają błąd polegający na tym, iż kończą przygotowania do spotkania…. na sobie. Opracowują agendę, przygotowują materiały i wstawiają spotkanie.

Tymczasem jeśli chcemy, aby wszyscy na spotkaniu współpracowali ze sobą efektywnie, uczestnicy powinni dowiedzieć się od organizatora jak najwięcej o spotkaniu przed spotkaniem. Zapraszający powinien z wyprzedzeniem wysłać do uczestników agendę zawierającą opis celów spotkania oraz oczekiwanych rezultatów spotkania i nierzadko również same materiały, dając uczestnikom możliwość zapoznania się z nimi przed spotkaniem oraz przygotowania swoich pytań, przemyśleń oraz propozycji.

Harmonogram spotkania

Aby uniknąć sytuacji kiedy czas spotkania się kończy i okazuje się, że nie doszliśmy do oczekiwanych ustaleń, warto szczegółowo rozplanować czas spotkania. Najlepiej podzielić spotkanie na części, przypisać im poszczególne punkty dyskusji oraz czas trwania poszczególnych punktów agendy.

Burze mózgów bez improwizacji?

Czy znasz taki przypadek?  Złożony problem do rozwiązania, mało czasu na burzę mózgów, a oczekiwania co do ustaleń bardzo konkretne?

W takiej sytuacji przygotuj materiał z propozycjami pomysłów i rozwiązań i przekaż go wcześniej uczestnikom. Pozwól im się odnieść do Twoich propozycji na sesji. Z osobami, które mogą znacząco przyczynić się do przebiegu dyskusji postaraj się skonsultować materiał wcześniej. Jeśli goni nas czas, taka sesja burzy mózgów powinna być de facto zamknięciem, a nie rozpoczęciem procesu.

Podsumowanie spotkania

To niby oczywistość, ale w natłoku spraw może nam to umknąć, a jest to ukoronowanie naszych przygotowań spotkania. A więc – spisz podsumowanie spotkania. Zapisz co zostało ustalone, kto i na kiedy się tym zajmie.

„Ściągawka” szefa

Jeśli chcemy efektywnie zorganizować spotkanie, warto mieć pod rękę parę „żelaznych pytań i zasad:

  1. Określ co jest celem spotkania? Co chcesz w jego efekcie osiągnąć? Jakie maja być rezultaty/ produkty spotkania?
  2. Określ agendę spotkania i podziel ją na odcinki czasu
  3. Określ jakie materiały musisz przygotować do spotkania
  4. Wstaw spotkanie wcześniej i zakomunikuj wszystkim z wyprzedzeniem jego cele, oczekiwane rezultaty oraz szczegółową agendę
  5. Omów materiał wcześniej z poszczególnymi uczestnikami spotkania, którzy mogą wymagać oddzielnych „konsultacji”
  6. Podsumuj spotkanie – co, kto, do kiedy

Z mojego doświadczenia stosowanie tych kilku prostych zasad prowadzi sukcesywnie do malejącej ilości godzin pracy spędzanej przez zespół i jego szefa na spotkaniach. W szczególności zaś pozwala unikać kolejnych spotkań, które służą kontynuacji rozpoczętych wątków.

Zespół, który nabiera nawyków organizowania dobrze przygotowanych spotkań pracuje bardziej efektywnie, ale też i rośnie jego satysfakcja z takich spotkań – mają poczucie konstruktywnie spędzonego czasu. Czego wszystkim życzę w ich codziennej pracy.

 

O autorce:

Agnieszka Węglarz jest niezależnym doradcą, strategiem i praktykiem biznesowym w B2B i B2C oraz wykładowcą. Ma ponad 20 lat doświadczenia zawodowego.  Pracowała jako menedżer w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media.

Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP.  Wykorzystując wieloletnie praktyczne doświadczenie menedżerskie oraz wiedzę trenerską pomaga firmom budować i wdrażać ich strategie metodą warsztatów.

Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Prowadzi bloga o tematyce biznesowej www.agnieszkaweglarz.com oraz własny kanał na YouTube – Biznes Ring by Agnieszka Węglarz.

Można się ze nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.