W obecnych czasach coraz trudniej rosnąć intuicyjnie w biznesie. Dlatego właściciele firm MŚP oraz startupów chcących aby ich firmy odniosły sukces powinni korzystać ze wszystkich zdobyczy nowoczesnego know-how zarządczego. Na start warto zacząć od zdefiniowania kilku aspektów, które pomogą nam lepiej zrozumieć dokąd jako firma zmierzamy i jak chcemy to osiągnąć. To uchroni nas od błędnych decyzji i niepotrzebnych wydatków. W poprzednim artykule pisałam o strategii, strukturach oraz procesach. W tym artykule zajmę się szeroko pojętą organizacją pracy.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele to metodologia pomagająca firmom sprawnie organizować i egzekwować pracę zespołów poprzez ustanawianie konkretnych celów oraz rezultatów zaplanowanych działań. Cele w prosty i zwięzły sposób określają co chcemy osiągnąć – np. przesunąć się na rynku do pierwszej trójki graczy, rezultaty zaś to proste miary, służące do tego, byśmy mogli sprawdzać, czy osiągamy cel, np. zwiększyć wolumen sprzedaży o X% w ciągu kwartału, zwiększyć przychody o Y% w ciągu kwartału, powiększyć bazę klientów o Z %.

Jest to „zwinne” podejście, które koncentruje uwagę zespołów na tym, co najważniejsze i zwiększa dzięki temu efektywności pracy.

Podejście i narzędzia projektowe

Kolejną dźwignią zwiększania efektywności pracy naszych zespołów jest podejście projektowe, które pozwala ująć działania w zorganizowane ramy. Projekt ma jasno określone cele, zasoby, timing oraz lidera i jasny podział zadań pomiędzy jego uczestników. Każdy uczestnik otrzymuje swoje zadania wraz z określonymi terminami ich wykonania.

Działanie nieuporządkowane pochłania zwykle sporo dodatkowej energii, nie mówiąc o tym, że często brak jasnego podziału zadań albo ich dublowanie prowadzi do niepotrzebnych sporów i tarć. To obniża motywację i zaangażowanie pracowników, którym często po prostu „nie chce się” pracować w takich warunkach.

Właściwie prowadzony projekt i praca w zorganizowanych ramach pozwala zwykle realizować działania szybciej, a także osiągać więcej. Porządek w projekcie pozwalają utrzymać narzędzia – w wersji podstawowej są to timingi, raporty oraz spotkania statusowe.

Oprócz niewątpliwych korzyści „twardych” – takich jak redukcja wąskich gardeł, przestojów, czy komplikacji, praca w dobrze zorganizowanych ramach ma dodatkowo działanie zwiększające motywację i zaangażowanie pracowników.

Kultura organizacji

Kultura organizacji mówiąc najprościej to zestaw zasad, norm, które przestrzegamy w naszej firmie. Na przykład może to być szacunek dla czasu wszystkich współpracowników, który przejawia się tym, że każdy na spotkanie przychodzi punktualnie i jest przygotowany do wypowiedzi się na tematy określone w celach i agendzie spotkania. Albo może to być również zasada, że jesteśmy otwarci na rozmawianie o błędach i porażkach w projektach, by dzięki temu ulepszać nasze działania.

Kultura organizacji kształtuje zachowania, które powinny wspierać realizację strategii oraz procesów firmowych.

Brak jasno określonej i wdrożonej kultury organizacji powoduje, że każdy nowy pracownik zaczyna w firmie realizować swoją własną etykę pracy i postępuje według własnych wartości. Z moich obserwacji wynika, że po pewnym czasie normy gorsze mogą wyprzeć normy lepsze, niekoniecznie z korzyścią dla wyników, firmy oraz ludzi, którzy w niej pracują. Dlatego coraz więcej firm i liderów traktuje kulturę organizacji jako ważny element swojego biznesu, który wymaga świadomego kształtowania i zarządzania.

Komunikacja

Właściwa komunikacja w firmie jest kluczem do utrzymania efektywności, motywacji i lojalności dobrych pracowników.

Regularna wymiana informacji w zespołach, a w szczególności między zarządzającymi a pracownikami to metoda na to, by szybko wyłapywać symptomy problemów i szybko je razem rozwiązywać. W ten sposób nie dopuszczamy do narastania w projektach wąskich gardeł, których rozwiązywanie potem pochłania dużo czasu i energii.

Trzeba pamiętać, że ludzie są różni, mają różne perspektywy, różne rozumienie i interpretacje tych samych wydarzeń. Jeśli chcemy, by w naszej firmie panował duch pracy zespołowej, powinniśmy również poświęcić czas na to, aby wyrównywać i ujednolicać poziom wiedzy wszystkich członków zespołu na temat tego dokąd dążymy jako firma i w jaki sposób chcemy to realizować.