Covid-19 zmienił i wciąż zmienia warunki pracy w wielu krajach. W wielu firmach część pracowników została oddelegowana do pracy zdalnej i nadal w takim trybie pracuje, będąc jednocześnie pod wpływem wielu stresogennych czynników. W jaki sposób zaawansowana wiedza na styku cyfrowych technologii oraz psychologii i fizjologii może przyczynić się w pozytywny sposób do poprawy warunków naszej pracy i efektywności? Jakie zmiany czekają branżę HR tech w najbliższej i nieco dalszej przyszłości?
O tym rozmawiam z ekspertami prezentującymi różne obszary wiedzy w nowoczesnym HR:
CEO Worksmile – Tomasz Chaciński
Manager of Customer Success Worksmile – Piotr Pamięta
Małgorzata Marczewska, założycielka LABlife – szkoły Projektowania Myślenia w obszarach Life, Art, Biznes, ekspertka w dziedzinie potencjału emocjonalnego.
Agnieszka Węglarz: Zacznijmy od Worksmile – jesteście startupem wykorzystującym cyfrowe technologie do dostarczania rozwiązań z obszaru HR. Co konkretnie dostarczacie firmom?
Tomasz Chaciński: Pomagamy firmom budować silną i angażującą kulturę organizacji. Skutecznie. Nasza platforma Worksmile to narzędzie do budowania kultury organizacji opartej na zdrowiu, budowaniu społeczności oraz docenianiu i wynagradzaniu pracowników.
Łączymy moduły platformy wellbeingowej, narzędzia do budowania społeczności i komunikacji wewnętrznej oraz systemu kafeteryjnego. To pracodawca decyduje, z których funkcji skorzysta.
Agnieszka Węglarz: Jak powstał pomysł na Wasz startup, na Waszą ofertę? Z jakich obserwacji wychodziliście?
Tomasz Chaciński: Przez 7 lat miałem ogromną przyjemność pracować dla największego portalu pracy, Pracuj.pl, którego właścicielem jest Grupa Pracuj S.A., zatrudniająca setki ludzi. Przez te lata miałem przyjemność być odbiorcą bogatej polityki propracowniczej, jaką oferowała firma, a jednocześnie spotykać się z setkami firm i nasłuchiwać, jak oni pracują, jakie mocne strony prezentują w swoich ogłoszeniach o prace, aby przyciągnąć talenty. Co robią, aby utrzymać zadowolenie i zaangażowanie pracowników, a finalnie jak utrzymują ich na dłużej w organizacji.
Czasami dało się zaobserwować ogromne skrajności między tym, co dawała moja firma, a tym co oferowali moi klienci swoim pracownikom i nie zawsze kwestią różnic były budżety, a „mindset”. Grupa Pracuj potrafiła bowiem liczyć pieniądze, których nigdy nie wydawała na marne.
Do tego zaś wychował mnie sport, który nauczył mnie walczyć o swoje, doszlifował mój charakter, pokazał, jak wyznaczać i realizować cele oraz jak pracować w zespole.
Agnieszka Węglarz: Ci, którzy wierzą w dobroczynne działanie sportu często starają się nim zarazić innych. Tak było też w Twoim przypadku?
Tomasz Chaciński: W Grupie Pracuj przez lata byłem znany jako „ten chłopak, co je kurczaka w kuchni” i tak ta informacja niosła się dalej, aż zostałem nieformalnym „well-being” managerem, który zagospodarował firmowy intranet do pisania treści motywujących ludzi do sportu i zdrowego podejścia do życia. Treści te bardzo szybko zyskały ogromną popularność, a ja dostałem dodatkowe budżety (skromne), które pozwoliły mi rozwijać projekt o spotkania on-line z ekspertami różnych dziedzin zdrowotnych, aby w inny sposób motywować ludzi.
Zawsze interesowały mnie skalowalne metody działań, dlatego wszystko działo się on-line i każdy z pracowników, w każdym oddziale, otrzymywał te same możliwości partycypacji, czytania treści czy oglądania filmów motywacyjnych.
Agnieszka Węglarz: stąd już tylko krok do komercjalizacji tych doświadczeń?
Tomasz Chaciński: Obserwując ten rosnący popyt, postanowiłem otworzyć firmę, która zajmie się angażowaniem pracowników do zdrowego trybu życia w profesjonalny i skalowalny sposób. Tak powstał pierwszy moduł platformy Worksmile, który odpowiada za well-being, angażując do podejmowania ponad 80 aktywności prozdrowotnych, zarażania innych pasją, zajawkami i swoimi konikami, integracji i zdrowej rywalizacji. Dobrej zabawy w kulturze organizacji, którą pracownicy mogą tworzyć sami.
Na tym jednak nie koniec. Klienci, z którymi się spotykałem mieli jeszcze inne wyzwania. Jednym z nich były benefity – najczęściej nieskalowalne, niedostępne dla każdego, nieinkluzywne. Postanowiłem to zmienić, budując wraz z zespołem moduł Systemu Kafeteryjnego, którego celem jest to zmienić, dając wolność wyboru, dostęp do setek produktów z wielu kategorii oraz dostęp do firmowych benefitów z jednego miejsca.
To wszystko postanowiłem połączyć z narzędziem do komunikacji wewnętrznej, ponieważ moduł społecznościowy idealnie wpisuje się w dwa powyższe, wzmacniając ich wykorzystanie, ale również zyskując użytkowników, którzy takim modułem jako „single” nigdy by się nie zainteresowali. Moduł ten posiada funkcje wewnątrzfirmowego facebooka, takie jak Grupy Zainteresowań, Zarządzanie Wydarzeniami, Tablica Aktualności, Ankiety, ale również pomaga budować kulturę wdzięczności w firmie poprzez funkcję Kudos, która pozwala przekazywać pracownikom wdzięczność między sobą, a szefom wynagradzać ich odznakami i punktami do wykorzystania w systemie kafeteryjnym.
Agnieszka Węglarz: Porozmawiajmy teraz o kwestii „well-being” czyli dobrostanu psychicznego pracowników. Pracujecie głównie z dużymi firmami – jak w czasach covid 19 wygląda codzienność w takich firmach?
Piotr Pamięta: Covid19 sprawił, że firmy momentalnie musiały zmienić się z analogowych w cyfrowe, co wymusiło zmiany w polityce propracowniczej, tym samym tej odpowiedzialnej za well-being pracowników.
Wcześniejsze działania „w biurze” straciły sens, dostęp do siłowni został odcięty, a o pracowników dalej należy dbać, w szczególności, że na Home Office w czasie lockdown tego ruchu było jeszcze mniej.
Firmy szukają więc rozwiązań, które trafią do pracowników nieważne, gdzie aktualnie się znajdują, do tych którzy mają tylko prywatne urządzenia, np. telefony, aby mieć z nimi kontakt, integrować ich z organizacją i zapewnić nieprzerwany dostęp do firmowych świadczeń, np. zapomóg czy psychologów – i tam pojawialiśmy i pojawiamy się my, z chęcią wsparcia.
Agnieszka Węglarz: Małgosiu, a jak wyglądają Twoje obserwacje nowej codzienności wśród Twoich klientów aktywnych zawodowo? Co Cię najbardziej uderza?
Małgorzata Marczewska: Moje obserwacje pokazują, że zmieniamy się równolegle z nasza codziennością zawodową, która jest wbrew pozorom bardziej różnorodna niż wcześniej. Praca w biurze to współpraca z ludźmi, gdzie każdy jest inny, ale istnieje wspólny kontekst, podobne czynności i wspólna rutyna. Z tego wynika część danych, na podstawie których podejmowane są decyzje, dotyczące zarządzanie potencjałem ludzi.
Teraz jest inaczej. Pracownik się zmienił i zachodzi prawdopodobieństwo, że w wielu miejscach zarządzanie odbywa się na podstawie niekatualnych danych.
Pracujemy w różnych przestrzeniach, odmiennym otoczeniu, każdy wykonuje w czasie pracy zupełnie inne czynności towarzyszące. To nas zmienia, pracownik jest inny, poznaje swoje nowe potrzeby w nowych warunkach. W takich sytuacjach silnie oddziaływują na nas nasze pierwotne wzorce myślowe, często bardziej związane z naszymi strategiami przetrwaniowymi, niż z wpływem otoczenia.
Agnieszka Węglarz: Czyli silniej uruchamia się w nas to, co już w nas „siedziało”?
Małgorzata Marczewska: Dokładnie tak i ponieważ te nowe pandemiczne okoliczności to jednak sytuacja zagrożenia, uruchamia się w nas jedna z trzech podstawowych strategii przetrwaniowych i zachowań przetrwaniowych. Albo jest to atak, ucieczka, albo przeczekanie – tzw zamrożenie. To są trzy reakcje, które obniżają naszą efektywność – mentalną, emocjonalną i wynikową.
Te trzy strategie przetrwaniowe są pierwotnie dedykowane szybkim reakcjom w krótkim czasie. Możemy walczyć o przetrwanie dłużej z taką samą intensywnością, ale musimy odpoczywać i ładować akumulatory. Organizm musi nadrobić ten ekstremalny wysiłek. Jednak jeśli stres trwa kilka miesięcy albo lat, jeśli stan zagrożenia trwa dłużej powinniśmy uruchamiać mechanizmy naprawcze, inaczej efektywność pracowników może zacząć spadać.
Ważne jest więc by nowocześni liderzy umieli rozróżniać i oceniać intensywność różnych typów zachowań aby pomóc swoim pracownikom odpowiednio zarządzić swoim potencjałem.
Ja w tej chwili obserwuję bardzo duże wysycenie tych emocji przertwaniowych: ludzie są przerażeni, sfrustrowni, zniechęceni, zmęczeni, zmartwieni, mają poczucie winy, ale plusem jest to, że duża część tych osób szybko sięga już po pomoc. Ludzie nigdy wcześniej tak chętnie nie sięgali po wiedzę, jak sobie pomagać. Obserwuję u ludzi coraz większą potrzebę samoorganizacji wewnętrznej, rozwijania świadomości siebie i odwagę w braniu odpowiedzialności za zmiany .
Agnieszka Węglarz: Praca zdalna nadal przeważa w wielu firmach. To oznacza więc nowe wyzwania dla pracowników i pracodawców – jakie?
Piotr Pamięta: Głównie te związane z pogorszeniem zdrowia fizycznego i psychicznego pracowników, malejącym zaangażowaniem, utrudnioną komunikacją wewnętrzną i kulturą organizacji, która może zanikać, jeśli nie będziemy jej skutecznie pielęgnować.
Agnieszka Węglarz: Małgosiu, a jakie Ty obserwujesz ze swojej strony największe wyzwania pracy zdalnej? Z czym zgłaszają się do Ciebie klienci? Jakie problemy zgłaszają?
Małgorzata Marczewska: Moje doświadczenia wskazują, że większy wpływ ma tutaj typ osobowości, a nie rodzaj pracy. W obecnej sytuacji obserwuję jedynie wzmocnienie już posiadanych wzorców.
Jeśli osoby są pod dużą presją i bardzo się starają, bo np. mają duże poczucie zagrożenia utraty pracy – to uruchamia ich osobiste strategie, które być może wcześniej łatwiej było kontrolować i mamy do czynienia ze wielokrotnie silniejszą reakcją w pracy zdalnej.
Ci, którzy potrafili być zrelaksowani w biurze raczej nie dostaną „napadu pracoholizmu” w domu, a Ci którzy się do tej pory starali – zapewne będą się starali jeszcze bardziej. Takie osoby zaciskają zęby, bardzo ciężko pracują, wkładają we wszystko ogromny wysiłek i ledwo żyją. To są często bardzo cenni pracownicy – bardzo zaangażowani, odpowiedzialni, ale w sytuacji online jeszcze bardziej obciążeni swoimi emocjami.
W kontaktach firmowych są w tzw „zbroi”, która pozwala im wytrzymywać wszystko, ale mają poczucie, że tracą kontrolę i de facto – ledwo żyją. Dodatkowo bombardowani powszechnymi informacjami o tym, że będzie jeszcze gorzej, mogą czuć się bardzo źle. Możemy stracić cennych pracowników, jeśli tego nie wychwycimy, nie uspokoimy, a będziemy formułowali jedynie kolejne oczekiwania, czyli dodatkową presję.
Zauważmy również, że mniej więcej połowa ludzi nie przeżywa takich frustracji. To są Ci, którzy umieją szukać zalet takiej sytuacji. To osoby z tzw percepcją pozytywną – wznoszącą. A Ci pracownicy, którzy mają percepcję przetrwaniową widzą minusy, muszą się bronić, zapobiegać, mogą po dłuższym czasie mieć dość.
Ludzie, którzy korzystają ze strategii „wznoszącej” mają lepszy dostęp do umiejętności wyszukiwania tego, co zwiększa ich chęć do życia. Oni potrafią dostrzec pozytywy obecnej sytuacji – jestem w domu, mam więcej czasu, jestem bardziej niezależny, mniej kontrolowany. Takie osoby wręcz wolą pozostać w pracy w trybie zdalnym.
Agnieszka Węglarz: Jakie główne trendy w obszarze kondycji fizycznej i psychicznej można zaobserwować w różnych pokoleniach pracowników w 2020?
Tomasz Chaciński: Takim trendem jest słaba kondycja fizyczna – choć Polacy deklarują aktywny tryb życia, dalej nie jest go wystarczająco dużo. Kolejna kwestia to zwiększenie poziomu stresu, które wynika m.in. z niepewności stabilnego miejsca pracy, spełnienia wymagań podczas pracy zdalnej, pracy w małym mieszkaniu z całą rodziną na pokładzie. Za tym idzie depresja, o której słychać dużo częściej. Ona zaś prowadzi do wypalenia zawodowego, niskiego zaangażowania i zwiększenia poziomu zwolnień lekarskich lub fluktuacji kadry.
Małgorzata Marczewska: Każde pokolenia ma swoje charakterystyczne cechy, umiemy je obserwować i nazywać, ale jednocześnie wszyscy wiemy, że w jednym pokoleniu możemy obserwować ogromną różnorodność. Sposób interpretowania świata zewnętrznego, nasze podejście do sytuacji i świadomość siebie zmienia się w zależności od wieku.
Jednak nasz tryb życia, efektywność, kondycja fizyczna i emocjonalna wynikają również z funkcjonowania w tzw „ bańkach informacyjnych”. Czerpanie informacji z tych samych źródeł zniekształca obraz rzeczywistości i w tworzy nasze nawykowe wzorce myślowe, z których wynikają nasze decyzje i sposoby reagowania.
Ten mechanizm wskazuje, że warto jest obserwować grupy nie tylko pod kątem pokoleniowym, ale przede wszystkim zdawać sobie sprawę, że żyjemy w pewnych „bańkach informacyjnych” oraz , że sami je tworzymy. Wiele zależy od tego, w jakim środowisku informacyjnym przebywają pracownicy. Warto rozumieć, że i pracodawca, i środowisko pracy wzmacnia lub osłabia wpływ „ bańki informacyjnej”.
Jeśli poruszamy się po bańce informacyjnej, która zawiera przewagę informacji – „jak jest źle i jak będzie gorzej”, to bez względu na wiek wszyscy będą reagować tak samo.
Znaczenie częściej zaobserwujemy słabą kondycję, wypalenie, apatię, podwyższony poziom stresu czy symptomy depresji. Warto pamiętać, że duża ilość informacji o zagrożeniach, uruchamia dodatkowe strategie przetrwaniowe w naszych współpracownikach.
Natomiast nasza empatia i uważność na emocje innych pozwala wprowadzić równie prawdziwe i oparte na faktach informacje, które pomagają ludziom wytrwać w trudnych momentach. Ta postawa jest jednak rzadka.
Agnieszka Węglarz: Jak z tymi problemami radzono sobie w firmach wcześniej, a jak teraz?
Tomasz Chaciński: Myślę, że mierzymy się z podobnymi problemami: zwolnienia lekarskie, fluktuacja kadry, niskie zaangażowanie pracowników, brak związania z kulturą organizacji, brak zadowolenia ze świadczeń i benefitów, niski poziom aktywności fizycznej.
Tylko teraz mierzymy się z tym w dużo trudniejszych warunkach, które wzmagają te wszystkie problemy, tworząc z nich dużo większe niż były, pogarszając efektywność i jakoś wykonywanej pracy.
Agnieszka Węglarz: Jak Wy pomagacie firmom w tych problemach?
Tomasz Chaciński: Pomagamy firmom wieloma narzędziami dostępnymi w jednej platformie, pozwalając im zarządzić swoją polityką propracowniczą z jednego miejsca, w prosty i skalowalny sposób. Dzięki nam mogą zadbać o takie ważne elementy, jak zdrowie fizyczne i psychiczne pracowników, dając dostęp do treningów w domu dzięki funkcji treningów live z trenerami, wyzwań pro zdrowotnych na ponad 80 aktywności, fizycznych, mentalnych, rozwojowych, itd.. Dajemy dostęp do cotygodniowych artykułów o zdrowiu mentalnym, stresie, fizjoterapii, diecie i sporcie. Dajemy odznaki motywacyjne i punkty za aktywność, które oferują możliwość wymiany ich na setki nagród, czy organizowanych akcji w szczytnym celu, dla środowiska, itd.
Piotr Pamięta: To nie wszystko. Pomagamy również dbać o komunikację wewnętrzną i budowanie społeczności, dając dostęp do tablicy aktualności, grup tematycznych, wewnątrz firmowych wydarzeń, ankiet i powiadomień, funkcji Kudos, budującej kulturę wdzięczności. Wspieramy również poliytkę benefitową firm, udostępniając system kafetryjny z katalogiem setek produktów, które może wybrać pracownik.
Agnieszka Węglarz: Kompleksowe korzyści pracownicze, wielotorowa komunikacja z pracownikami, możliwość personalizacji benefitów – to robi wrażenie i zapewne daje poczucie bycia zaopiekowanym. Ale ja chciałam przede wszystkim zwrócić uwagę na jeden aspekt o której mówili menedżerowie Worksmile – dbanie o samopoczucie psychiczne pracowników. Małgosiu, jakie nowe emocje pojawiają się teraz wśród pracowników i jak pomagasz im radzić sobie z nimi?
Małgorzata Marczewska: Mechanizmy, które pracują w człowieku są zawsze takie same. Ponieważ człowiek epigenetycznie jest uzależniony od mechanizmów przetrwaniowych, uruchamiają się one w nas nawykowo. Natomiast same zachowania przetrwaniowe nie wystarczają do odniesienia sukcesu, zrobienia kariery, zdobycia pieniędzy. Do rozwijania się potrzebujemy strategii, które nas rozwijają, a nie tylko pomagają przetrwać.
Więc to nad czym pracuję z moimi klientami to zauważanie mechanizmów, które stoją za naszymi decyzjami i poznawanie zasad ich działania. Najpierw włączamy fazę uważności – zauważamy, a nie oceniamy. Jak już to umiemy, to uczymy się rozróżniać strategie, nazywać je. I ćwiczymy takie zachowania, które osłabiają emocje przetrwaniowe, tak by dać w sobie miejsce emocjom rozwojowym.
Do tego potrzeba decyzji i wytrwałości, To jest walka ze samym sobą – między swoimi nawykami, a świadomym wyborem. Ale efekty robią wrażenie.
Agnieszka Węglarz: Porozmawiajmy jeszcze o wykorzystaniu cyfrowych technologii w obszarze HR management. W zasadzie od rekrutacji, która już wspierana jest przez boty, przez zarządzanie bieżącymi świadczeniami pracowników, aż po obszar ich motywacji i lojalizacji w oparciu chociażby o rozwiązania takie jak platforma Worksmile – wszędzie pojawiają się cyfrowe technologie. Jak Waszym zdaniem covid 19 dodatkowo wpłynie na cyfryzację obszarów pracy HR?
Tomasz Chaciński: Zdecydowanie wpłynie to na przyśpieszenie tych działań, które do tej pory były zachowawcze, rozpisane na kilkuletnie projekty, a czasami „mrożone” czy blokowane ze względu na wewnętrze polityki IT i bezpieczeństwa (praca w chmurze, dostęp do zasobów i systemów firmy z poza niej).
Bycie „cyfrowym” będzie oznaczało bycie gotowym na tego typu sytuacje, przygotowanym na kontynuację własnych procesów i utrzymanie ciągłości działania (praca hybrydowa lub zdalna, przydzielanie i odbiór kontrola wykonani zadań) w takich kryzysowych momentach.
Agnieszka Węglarz: Małgosiu, a co kapitałem emocjonalnym pracowników? Na ile cyfrowe technologie mogą być pomocne w dbaniu o równowagę emocjonalną?
Małgorzata Marczewska: Cyfrowe technologie dają nam wiele możliwości abyśmy w łatwy i przyjemny sposób mogli zauważać nasze emocje i korzystać z tych informacji. Są to rozwiązania od gamingu, który pozwala w formie np. zabawy rozpoznawać i zmieniać swoje emocje, aż po różne aplikacje, które pozwalają nam w zaawansowany sposób przechodzić proces zmiany naszych nawyków i strategii zachowania. Cyfrowe technologie udostępniają nam szerzej możliwość pozytywnej zmiany.
Agnieszka Węglarz: Bardzo Wam dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że będzie ona inspiracją dla wielu liderów oraz ich zespołów.
O autorce:
Agnieszka Węglarz jest niezależnym doradcą, strategiem i praktykiem biznesowym w B2B i B2C oraz wykładowcą. Ma ponad 20 lat doświadczenia zawodowego. Pracowała jako menedżer w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media.
Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP. Wykorzystując wieloletnie praktyczne doświadczenie menedżerskie oraz wiedzę trenerską pomaga firmom budować ich strategie metodą warsztatów.
Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Prowadzi bloga o tematyce biznesowej www.agnieszkaweglarz.com oraz własny kanał na YouTube – Biznes Ring by Agnieszka Węglarz.
Można się ze nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.