3 sposoby na to, jak zwiększyć efektywność pracy

„Nie mam czasu. Mam tyle spotkań, że nie mam kiedy usiąść do myślenia”. Słyszę to od lat. Co można poradzić menedżerom, którzy są tak zapracowani, że nie mają nawet czasu, aby pracować?

Sposób nr. 1. Ciągle ustalajmy priorytety.

Dobrze zrobiony Plan Marketingowy to pierwszy sposób na lepszą organizację pracy. Jeśli czujemy, że mamy zbyt wiele zadań jednocześnie, warto wrócić do swojego Planu Marketingowego. Sprawdźmy, jakie ustaliliśmy w nim priorytety i czy dalej działamy zgodnie z nimi: które grupy klientów określiliśmy jako nasze podstawowe źródło biznesu? Czy nadal trzymamy się tej definicji? Które produkty chcieliśmy promować w pierwszej kolejności? Czy nadal się na nich koncentrujemy?

Zgodnie ze sprawdzoną zasadą, im mniej mamy zasobów, tym bardziej powinniśmy się koncentrować na tym, co daje nam największą szansę na szybki sukces biznesowy. A więc jeśli mamy poczucie, że ilość zadań rośnie niewspółmiernie do naszych przychodów, weźmy “nożyce do ręki” i wytnijmy zbędne działania, które z pewnością zajmują nam dodatkowy czas, ale nie zawsze dają konieczny zwrot z inwestycji.

Sposób nr. 2. Odcinajmy pomysły, które nie wychodzą.

Wszyscy pewnie znamy pojęcie „kosztów utopionych” – to zjawisko polega na tym, że ludzie trzymają się wcześniej podjętych decyzji i przyjętych koncepcji, nawet gdy są one nietrafione. Wystarczy, że były związane z poniesieniem kosztów lub z jakimkolwiek innym wysiłkiem. Psychologowie tłumaczą takie zachowanie strachem przed stratą, a także nadmiernym optymizmem w procesie decyzyjnym.

Jest to zachowanie nieracjonalne, a jednak często spotykane, nawet w biznesie. Aby uniknąć wpadnięcia w pułapkę „kosztów utopionych”, eksperci radzą, by już na etapie planowania projektu biznesowego wyznaczyć sobie punkt, który będzie dla nas jasnym momentem: rezygnować czy nie? Może to być konkretna liczba, np. wysokość osiągniętych w danym czasie dochodów, albo np. tempo postępu prac w projekcie.

Pytanie więc czy w projektach, które aktualnie prowadzimy, określiliśmy sobie moment „go/ no go”? Ile z projektów, które teraz prowadzimy, moglibyśmy zakwalifikować do grupy „utopionych”? Obserwacje pokazują, że im wyższy był poziom poniesionych kosztów, lub im większe były nadzieje związane z projektem, tym więcej wysiłku i czasu poświęca się na „ratowanie” projektu. Aby łatwiej nam było podjąć właściwą decyzję, warto sobie zadać proste pytanie: gdybyśmy zatrzymali ten projekt, co moglibyśmy zrobić innego w tym samym czasie i czy nie przyniosłoby nam to większego zysku?

A więc weźmy nożyce do ręki po raz drugi i wytnijmy te projekty i działania, którym możemy nadać etykietę „kosztów utopionych”. Oszczędzimy w ten sposób sobie i firmie czas i pieniądze.

Sposób nr. 3. Wyciągajmy wnioski z tego, co nie wyszło.

Kolejna prawda psychologiczna jest taka, że ludzie mają naturalną skłonność, by nie roztrząsać swoich porażek. Jednak w biznesie porażka lub nietrafiony projekt może być źródłem cennej wiedzy.

Błędem jest nie analizowanie błędów i nie wyciąganie z nich wniosków. Sukcesem natomiast jest umiejętność uczenia się na własnych błędach. A więc prześledźmy nasze decyzje w ostatnich nieudanych projektach i zastanówmy się, co zrobić inaczej i lepiej w kolejnych. Powodzenia!