Jeśli prowadzisz firmę świadczącą usługi, a Twoim głównym wyzwaniem jest utrzymanie marży, powinieneś sobie zadać pytanie, czy Twoja firma właściwie prowadzi projekty.
Czy znacie taką sytuację? Projekt ciągnie się długimi tygodniami lub miesiącami, rosną godziny pracy zespołu w niego zaangażowanego, a ponieważ wynagrodzenie za projekt uzgodniono w modelu „fixed fee”, to marża topnieje w oczach?
Czy można sobie z takim problemem poradzić? To pytanie, które często słyszałam z ust wielu liderów projektu. Szukając na nie odpowiedzi, przypomnijmy sobie najważniejsze zasady prowadzenia projektów.
Zarządzanie projektem – abc
Organizując projekt wszyscy na ogół pamiętają, że na początku należy ustalić mierzalne cele dla projektu, timing prac, podzielić zadania. Firma sprzedająca usługi pamięta jeszcze by określić wynagrodzenie za projekt.
Nie zawsze jednak pamięta o tym, by optymalnie zarządzać w nim zasobami, czyli przede wszystkim liczbą godzin pracy. Tymczasem, jeśli nie będzie z góry wiedziała, jakie nakłady pracy wnosi do projektu i nie będzie świadomie ich kontrolować, jest to prosta droga do redukcji rentowności kontraktu.
No dobrze, powiemy, ale w projekcie bardzo często zdarzają się „zwroty akcji”, Klient potrafi zmienić zdanie. Tym się nie da zarządzić. Czy naprawdę się nie da?
Zarządzanie oczekiwaniami – klucz do marży
Pamiętajmy, że rolą lidera projektu jest również zarządzanie oczekiwaniami Klienta. Im lepiej na początku obie strony zrozumieją swoje wyobrażenia o projekcie oraz jego efektach, tym bardziej efektywnie przebiega współpraca w trakcie, co ma pozytywny wpływ na marżę na kontrakcie.
W tym celu lider projektu powinien na samym początku potwierdzić z Klientem:
- co dokładnie będzie produktem finalnym projektu
- w jaki sposób będziemy dochodzić do wytworzenia tego produktu – jakimi etapami, kto będzie w to zaangażowany, jakie zadania muszą zostać przy tym zrealizowane
- wyjaśnić precyzyjnie co będzie efektem każdego etapu prac
- omówić z Klientem timing i ramy czasowe projektu, a także jego zadania i odpowiedzialności w projekcie
W taki sam sposób lider powinien zarządzić oczekiwaniami zespołu, który dostarcza usługi w projekcie. Zespół powinien na samym początku zrozumieć dokładnie co, na kiedy i w jakiej postaci ma dostarczyć.
Zarządzanie oczekiwaniami wszystkich stron biorących udział w projekcie ma prowadzić do optymalnego wykorzystania czasu pracy, zarówno po stronie Klienta, jak i firmy, która usługę świadczy.
Większość bowiem przestojów czy sytuacji kryzysowych w projekcie bierze się z różnych wyobrażeń stron o tym, jak projekt miał przebiegać i co w jego efekcie miało powstać.
Miękkie kompetencje – ukryta siła
Niedocenionym element prowadzenia projektu jest komunikacja w projekcie. Mimo, że projekt z definicji jest pracą zespołową, często biorący w nim udział zapominają o randze komunikacji.
Dotyczy to zarówno komunikacji w ramach zespołu firmowego, jak i komunikacji między firmą, a Klientem.
W optymalnym modelu ludzie pracujący w projekcie po stronie usługodawcy, jak i osoby zaangażowane w niego po stronie Klienta regularnie komunikują się ze sobą, wymieniając informacje o postępie swoich prac, na bieżąco również w trybie roboczym rozwiązując wąskie gardła i mniejsze problemy.
To daje pełną synergię działań, a przede wszystkim – sprawia, że prace idą do przodu.
Do błędów zleceniobiorców należy zbyt rzadka komunikacja z Klientem, która pozostawia go w niedosycie na temat postępów prac . Bywa, że firma odzywa się do Klienta dopiero wtedy, kiedy w projekcie pojawił się konkretny problem.
Z reguły dyskusja na temat możliwych rozwiązań odbywa się wtedy w napiętej atmosferze. Byłoby to do uniknięcia, gdyby firma regularnie rozmawiała z Klientem i z dużym wyprzedzeniem uprzedzała o możliwych scenariuszach wydarzeń. Większość Klientów docenia takie podejście i ma bardziej otwartą postawę do rozmowy o możliwych rozwiązaniach.
Kompetencje komunikacyjne lidera projektu to ukryta siła firmy. Poszukując ludzi do poprowadzenia projektu, wpiszmy te kompetencje wysoko na listę pożądanych umiejętności.
Jaka rada na koniec ?
Pamiętajcie o umowie. Jeśli nie poczyni się na początku projektu odpowiednich, dokładnych ustaleń co do poziomu usługi, jej zakresu i trybu współpracy, koszty tego mogą pojawić się na późniejszych etapach projektu.
W trosce o rentowność Waszego projektu warto również, oprócz kompetencji komunikacyjnych, nauczyć się regularnej współpracy z prawnikami.