Drobne nieporozumienia w pracy wydają się być codziennością, na którą nie ma co za bardzo utyskiwać. Jednak każde drobne niezrozumienie powoduje, że pracownicy muszą potem wkładać dodatkowy wysiłek, aby osiągnąć pożądany efekt. Jeśli policzyć w skali roku czas, który jest potrzebny na wyjaśnianie nieporozumień, prawdopodobnie wystarczyłyby on na to, by firma zrealizowała parę dodatkowych projektów. Poniżej omawiam kilka zasad, które pozwalają menedżerom i ich zespołom poprawić jakość komunikacji i zredukować ilość nieporozumień.
Precyzja w oddelegowywaniu zadań
Jednym z powodów nieporozumień jest brak dokładności w delegowaniu zadań oraz używanie skrótów myślowych podczas spotkań i dyskusji. Pamiętajmy, że prawidłowe delegowanie zadania wymaga:
- jasnego zakomunikowania jego celu,
- jasnego nazwania spodziewanego efektu,
- omówienia terminów wykonania
- często również omówienia szerszego kontekstu oraz sposobu wykonania zadania
Błędy menedżerów przy delegowaniu zadań
Menedżerowie często popełniają błąd, zakładając, że to, co jest dla nich oczywiste, będzie również jasne dla współpracowników. Prowadzi to do założenia, że wystarczy rzucić hasło, skrót myślowy, a zadanie zostanie wykonane zgodnie z oczekiwaniami.
Przykłady skrótów myślowych:
„Przygotuj mi prezentację dla klienta” – Menedżer nie precyzuje, jaki jest cel prezentacji, jakie tematy mają być w niej poruszane, ani co chce nią osiągnąć. Pracownik może tylko zgadywać, co jest w niej ważne i opracowuje materiał ze swojej perspektywy. Skutki są do przewidzenia.
„Zrób mi na jutro raporty sprzedażowe” – Menedżer zakłada, że pracownik wie dokładnie, jakie szczegóły powinny zawierać te raporty, bo przecież tyle razy się o tym rozmawiało na spotkaniach. Pracownik nie zna jednak konkluzji tych spotkań i nie wie, jakie szczegóły są ważne.
„Zadbaj o plany marketingowe dla naszego produktu” – Marketing to temat rzeka, wymagający najpierw analizy potrzeb i ścieżek klientów, oferty, ceny oraz otoczenia konkurencyjnego, zanim opracuje się rekomendację działań i przekazów.
Często menedżer ma w głowie pewną wizję działań oraz określone cele, ale nie podzielił się nimi z pracownikiem. W takiej sytuacji pracownik nie wie od czego zacząć i które działania będą najlepiej realizowały cele firmy. Działa na wyczucie, które nie zawsze prowadzi do optymalnego rezultatu.
Błędem jest zakładanie, że pracownik wie, co tkwi w głowie menedżera. To nie zawsze jest prawda. Pracownik może mieć inny punkt widzenia i potrzebuje jasnych wskazówek.
Technika parafrazy – klucz do skutecznej komunikacji
Menedżer powinien upewnić się, że pracownik ma wystarczające zrozumienie zadania, aby zrealizować je właściwie. Warto w tym celu wykorzystać technikę parafrazy, czyli powtórzenie własnymi słowami wypowiedzi drugiej osoby, aby upewnić się, że przekaz jest zrozumiały dla obu stron.
Inicjatywa parafrazy może wyjść od pracownika, ale dobry menedżer również powinien dbać, o to, żeby upewnić, się czy pracownik dobrze zrozumiał zadanie. Warto więc poprosić pracownika, aby własnymi słowami powtórzył na czym polega zadanie i jak je zrozumiał:
- co jest celem zadania
- co ma powstać w efekcie jego realizacji
- jak podejdzie do realizowania zadania
- na co zwróci szczególną uwagę
- co jest najważniejsze przy realizacji zadania
Parafraza daje szansę od razu zweryfikować czy pracownik dobrze zrozumiał zadanie. Jeśli widzimy, że rozumienie zadania przez pracownika jest inne, niż nasze, powinniśmy kolejno omówić z nim poszczególne punkty zadania i razem jest sformułować.
Dla uniknięcia wątpliwości warto poprosić pracownika o przygotowanie ze spotkania pisemnej notatki, w której podsumuje on wspólne ustalenia oraz następne kroki, wraz z oznaczeniem w czasie.
Podsumowanie
Precyzyjne oddelegowywanie zadań i wykorzystanie techniki parafrazy są kluczowe dla efektywnej komunikacji w zespole. Unikniemy w ten sposób nieporozumień, a praca będzie bardziej płynna i owocna. Warto dbać o jasne wytyczne i zrozumienie w zespole, a firma będzie osiągać lepsze rezultaty!
O autorce – Agnieszka Węglarz
Doradca, strateg i praktyk biznesowy w B2B i B2C oraz wykładowca. Ma doświadczenie menedżerskie w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media. Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP i startup-ami technologicznymi. Pomaga firmom budować i wdrażać ich strategie metodą warsztatów. Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Można się z nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.