W miarę rozwoju firmy i zwiększania się jej złożoności może się okazać konieczne wprowadzenia bardziej sformalizowanych procesów komunikacji i podejmowania decyzji. Jednak na wczesnym etapie istotnym czynnikiem osiągnięcia sukcesu jest zgrany i współpracujący ze sobą zespół, a kluczem do tego jest komunikacja. W tym artykule dzielę się z Wami kilkoma wskazówkami na temat tego jak dobrze zorganizować komunikację w zespole.
Regularna wymiana informacji między członkami zespołu jest ważna, aby uniknąć nieporozumień i powielania zadań. Codzienna komunikacja i wspólna dyskusja są kluczowe dla skutecznej pracy zespołowej. Regularnie powinniśmy rozmawiać o celach i priorytetach, aby zespół mógł określić, jakie działania musi podjąć, aby je osiągnąć. Oto kilka wskazówek:
Kultura regularnych spotkań
Kultura regularnych spotkań jest kluczowa dla efektywnej komunikacji w startupie na wczesnym etapie. Niezależnie od tego, czy zespół jest mały czy większy, zapewnienie stałych spotkań pozwala na lepsze zrozumienie celów i zapewnia platformę do dzielenia się informacjami. Oto kilka wskazówek jak efektywnie zorganizować takie spotkania w firmie, aby przebiegały one efektywnie:
- Ustalcie stałe terminy spotkań, na przykład cotygodniowe lub dwutygodniowe, w zależności od potrzeb zespołu.
- Pamiętajcie, aby spotkania miały określony cel, ustalony plan dyskusji i czas trwania.
- Co do zasady takie spotkania powinny służyć do tego, aby członkowie zespołu krótko dzielili się informacjami o swojej pracy, o postępach i przeszkodach.
- To pozwoli Wam na bieżąco śledzić postępy, zapobiegać potencjalnym problemom, a przede wszystkim koordynować wysiłki.
- Wykorzystajcie proste narzędzia do zarządzania projektami i ich statusami, aby umożliwić współdzielenie informacji w zespole w czasie rzeczywistym
Kultura przygotowywania się do spotkań
Kultura przygotowywania się do spotkań jest kluczowa, aby spotkania były produktywne i efektywne. Agendy spotkań są niezbędne, aby zapewnić skupienie i unikać dygresji. Oto kilka elementów, które powinny znaleźć się w agendzie spotkania:
- Cel spotkania: Jaki jest główny cel spotkania? Czy ma służyć wymianie informacji, rozwiązaniu problemu, omówieniu postępów? Określenie celu pomaga utrzymać dyskusję na właściwym torze.
- Z czym chcemy wyjść ze spotkania: Określcie w agendzie co ma być produktem/ efektem spotkania? Czy to ma być wspólnie podjęta decyzja? A może ustalony plan działania?
- Punkty poruszane na spotkaniu: Sporządźcie listę tematów do omówienia. Jeśli dotyczą one konkretnej sprawy, możecie przydzielić im odpowiedni czas.
- Przygotowanie materiałów: Jeśli na spotkaniu mają zostać omówione konkretne dokumenty lub materiały, upewnijcie się, że są one wcześniej udostępnione uczestnikom, aby mieli czas na zapoznanie się z nimi.
- Dyskusja i wnioski: Zadbajcie o zachowanie czasu na dyskusję i możliwość zgłaszania pytań i wniosków.
- Pilnowanie czasu: Zadbajcie o pilnowanie czasu spotkania. Zwracajcie uwagę na to, by uczestnicy nie uciekali w dygresje i wątki poboczne.
- Opracujcie podsumowanie spotkania, aby zebrać główne ustalenia i określić dalsze działania oraz ich podział między członków zespołu.
Kultura starannego oddelegowywania zadań
Kultura starannego oddelegowywania zadań jest kluczowa dla skutecznego zarządzania zadaniami w startupie. Dobrze zdefiniowane i przypisane zadania zapewniają jasność i odpowiedzialność. Oto kilka wskazówek:
- Przydzielajcie zadania zgodnie z umiejętnościami i obszarem odpowiedzialności każdego członka zespołu. Zidentyfikujcie kompetencje każdej osoby i przypisujcie im zadania, które najlepiej pasują do ich umiejętności.
- Jasno komunikujcie cele, oczekiwania i terminy wykonania zadań.
- Parafrazujcie: Upewnijcie się, że każdy członek zespołu rozumie, co jest od niego oczekiwane i czy ma takie samo rozumienie zadania jak ten, który to zadanie deleguje.
- Monitorujcie postępy. Regularnie sprawdzajcie, jak przebiega realizacja zadań i na bieżąco reagujcie, jeśli widzicie, że coś blokuje ich realizację.
- Pamiętajcie o dostępności dla członków zespołu. Jeśli mają oni pytania dotyczące przydzielonych zadań, powinni mieć możliwość, aby je zadać i uzyskać odpowiedzi.
Regularna wymiana informacji, kultura spotkań, przygotowanie do spotkań i staranne oddelegowywanie zadań są kluczowymi elementami, które pomagają zespołowi działać zgodnie z celami i osiągać sukces. Pamiętajcie również, że skuteczna komunikacja wymaga od wszystkich stron umiejętności słuchania, zrozumienia perspektywy drugiej strony i otwartej rozmowy.
Powodzenia!
O autorce – Agnieszka Węglarz
Doradca, strateg i praktyk biznesowy w B2B i B2C oraz wykładowca. Ma doświadczenie menedżerskie w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media. Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP i startup-ami technologicznymi. Pomaga firmom budować i wdrażać ich strategie metodą warsztatów. Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Można się z nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.