W dzisiejszym dynamicznym świecie firmy coraz częściej przechodzą na zwinne zarządzanie. Początkowo Agile dotyczył innego podejścia do projektów IT, teraz coraz częściej inspiruje filozofię działania całej firmy technologicznej.
Z perspektywy biznesowej filary zwinnego zarządzania to skupienie na wartości dla klienta, otwartość na feedback oraz samoorganizacja zespołów, dzięki czemu firma ma większą elastyczność i możliwość szybszej reakcji na zmiany. To, co wstrzymuje część zarządzających przed zmianą na Agile to obawa przed decentralizacją decyzyjności i wynikającą z tego utratą kontroli. Szefowie martwią się, że większa autonomia dla pracowników to więcej niedociągnięć i błędów.
Pytanie, które powinni sobie zadać zarządzający, to czy firmy, a w szczególności firmy technologiczne funkcjonujące w bardzo konkurencyjnych warunkach stać na to, aby działać w tradycyjnym modelu zarządzania, ze sztywnymi procesami i metodykami oraz hierarchicznymi modelami podejmowania decyzji?
Zastanówmy się praktycznie:
- Otoczenie biznesowe jest coraz bardziej dynamiczne,
- Na zmiany należy reagować szybko i skutecznie
- Jeden szef jest w stanie osobiście kontrolować pięć, maksymalnie dziesięć osób
- Wraz ze wzrostem firmy i zespołu szef przestaje mieć możliwość osobistego sterowania działaniami ludzi – tak czy owak potrzebuje efektywnego systemu.
Patrząc na tempo zmian potęgowanych nadejściem sztucznej inteligencji pytanie nie jest czy, ale raczej jak firmy powinny umiejętnie inspirować się podejściem Agile, aby wziąć z niego to, co dla siebie najlepsze.
Gdybym miała dziś opisać moją osobistą definicję zasad zwinnego zarządzania dla całej firmy, zaczęłabym od tego, że zamiast dyktować zespołom co i jak robić, szefowie powinni stworzyć ramy, które pozwolą pracownikom szybciej i lepiej doskonalić produkty i rozwiązania po to, by skutecznie wprowadzać je na rynek i doprowadzać do wyniku.
Na mojej liście zasad zwinności znalazłyby się:
Klientocentryzm czyli wartość dla klienta
Firma skupia się na dostarczaniu wartościowych produktów i rozwiązań dla klientów. Stała analiza zachowań klienta jest kluczowa, aby rozumieć jego problemy i punkty bólu oraz wiedzieć, czego oczekuje w produktach i ofercie.
Jasna strategia, czyli wartość dla firmy
Firma ma jasną strategię i jest ona znana pracownikom. Pracownicy rozumieją dokąd firma dąży i co chce osiągnąć, rozumieją co stanowi ofertę firmy, na czym firma zarabia i są to dla nich ramy do bardziej samodzielnego i szybszego działania w sposób, który przynosi wartość biznesową firmie.
System mierzalnych celów
Mierzalne cele oraz mierzalne podejście daje konkretne punkty odniesienia, które pozwalają obiektywnie i regularnie monitorować postępy w działaniach, a także wyciągać wnioski i określać pomysły co i jak można poprawić, usprawnić.
Procesowe podejście
Poukładanie pracy w procesy i projekty sprawia, że, działania stają się uporządkowanym, logicznym oraz mierzalnym strumieniem aktywności podzielonym na etapy, role i zadania, dzięki czemu praca jest łatwiejsza, a proces analizy i udoskonalania szybszy.
Transparentna komunikacja
Szefowie dbają o to, aby cały zespół dobrze rozumiał dokąd dąży firma i jak to osiąga, regularnie rozmawiają o tym ze współpracownikami. Nie chodzi tu o hasła motywacyjne i wewnętrzny PR, tylko konkretne określenie kierunków, celów, a także regularną analizę i wyciąganie wniosków. Zespoły z kolei regularnie wymieniają się informacjami, zderzają ze sobą pomysły oraz omawiają wyniki.
Autonomia
Zespoły otrzymują większą samodzielność w ramach wdrażania strategii. Pozwala to na szybsze dostosowanie się do nowych okoliczności, skracając czas reakcji i zwiększając elastyczność. W Agile’u samoorganizacji nie należy mylić z samowolą – zrozumienie strategii i celów ma służyć temu, by zespoły utrzymały spójny kurs, mając jednocześnie większą swobodę działania i możliwość szybszego reagowania.
Feedback i samoocena
Zespoły realizują działania, a następnie analizują reakcję rynku, klientów i oceniają wyniki. Robią to po to, by wyciągnąć wnioski i wychodzić z pomysłami na usprawnienia pod kątem lepszej realizacji celów
W tym momencie trzeba również otwarcie stwierdzić, że takie podejście nie sprawdzi się od ręki wszędzie i w każdych warunkach. Zwinność niewątpliwie potrzebuje odpowiednich postaw i kompetencji w zespole. Potrzebuje kultury przedsiębiorczości i odpowiedzialności:
- Zespół czuje odpowiedzialność za wynik
- Zespół nie skupia się na problemach, tylko na ich rozwiązywaniu
- Zespoły krytycznie analizują swoje działania w oparciu o dane i fakty w celu poszukiwania lepszych rozwiązań.
- Pomysły na nowe rozwiązania są osadzane w racjonalnej analizie wykonalności
- Decyzje o zmianach podejmowane są w oparciu o skwantyfikowaną analizę potencjalnych strumieni przychodów i kosztów.
- Regularna wymiana informacji zwrotnej pomiędzy zespołami i szefami pozwala na ciągłe doskonalenie się i szybsze reagowanie na zmiany.
Przede wszystkim jednak zwinne zarządzanie inaczej definiuje rolę lidera, który pełni rolę bardziej mentora, niż nadzorcy. Taki lider regularnie prowadzi dialog z zespołem, a nie monolog. Dzieli się wiedzą, doświadczeniem, wspiera, kierunkuje. Zamiast rozkazów i nakazów, udziela rad i wskazówek. Współpracując z zespołem w oparciu o jasną komunikację, obiektywne, mierzalne kryteria i feedback promuje wśród pracowników kulturę odpowiedzialności i własnej inicjatywy.
O autorce:
Agnieszka Węglarz to była menedżerka w korporacjach IT, wieloletni praktyk, konsultant biznesowy i mentor. Pomaga startupom technologicznym i firmom MŚP usprawniać ich działalność przy ograniczonych zasobach. W swoich warsztatach i projektach koncentruje się na praktycznych aspektach rozwoju biznesu. Prowadzi własną firmę konsultingową i współpracuje z Google for Startups jako międzynarodowy mentor w zakresie modelowania biznesowego i strategii wzrostu.