Jak zarządza się modelem biznesowym systemu rekrutacji? Wywiad z Maciejem Michalewskim, CEO Element.

Element to system rekrutacyjny wspierający proces rekrutacji poprzez automatyzację wielu czynności w tym procesie – od zaplanowania procesu rekrutacyjnego przez kolejne etapy jego realizacji. Dziś rozmawiam z Maciejem Michalewskim, CEO Elementu o tym jak buduje się i zarządza takim modelem biznesowym.

Agnieszka Węglarz: Maciej, zacznijmy od danych. Jak długo jesteście na rynku i ilu pozyskaliście do tej pory klientów? Jak szybko rośniecie?

Maciej Michalewski: Spółka Element powstała w październiku 2019 r. czyli tuż przed pandemią. To był najgorszy moment na rozpoczęcie sprzedaży systemu rekrutacyjnego, niemniej pozyskaliśmy ponad 40 klientów, w tym takie marki jak Electrolux, Eobuwie czy Benetton.

AW: Skąd wziął się pomysł na Element? Element jest nowoczesnym systemem do zarządzania procesami rekrutacyjnymi, ale nie jedynym na rynku. Skąd więc pomysł biznesowy, żeby zbudować swój system i konkurować z innymi? czy zauważyłeś jakąś lukę na rynku, jakiś nierozwiązany problem klientów ATS-ów (ATS = Applicant Tracking System), na który chciałeś odpowiedzieć w wyjątkowy sposób?

MM: Element to połączenie pasji do technologii z 10 letnim doświadczeniem w branży rekrutacyjnej. Przez niemal dekadę prowadziłem firmę rekrutacyjną. To doświadczenie pozwoliło mi dobrze zrozumieć problemy procesów rekrutacyjnych, które można rozwiązać za pomocą nowoczesnej technologii.

Owszem istnieją na rynku systemy rekrutacyjne, ale większość z nich albo jest przestarzała technologicznie, albo też nie skupia się na tym, co z naszego doświadczenia jest najważniejsze, czyli na szybkości wykonywania poszczególnych zadań wchodzących w skład procesu rekrutacyjnego.

Nasze doświadczenie nauczyło nas, że system ma być przede wszystkim sprawnym narzędziem, dzięki któremu rekruter czy hiring manager ma pracować szybko i wygodnie. To wydaje się oczywiste, ale większość systemów nie realizuje tych celów wystarczająco dobrze.

AW: Co sądzisz o przydatności głębokiego wglądu w problemy klientów do projektowania oferty i wartości w modelu biznesowym? Kogo wy określiliście jako Waszego klienta i jak analizowaliście jego problemy i potrzeby? Jaka obserwacja okazała się kluczowa do określenia wygrywającej oferty?

MM: Wgląd w problemy klientów jest absolutną podstawą projektowania modelu biznesowego. W zasadzie od tego należy rozpocząć myślenie o biznesie w ogóle. Brak prawidłowej identyfikacji problemów klientów to bardzo krótka droga do porażki biznesowej. Jak wspomniałem wcześniej, spędziliśmy 10 lat na poznawaniu procesów rekrutacyjnych i problemów związanych z ich realizacją. Nie twierdzę, że każdy powinien spędzić 10 lat na zgłębianiu problemów klientów zanim zaplanuje biznes. Twierdzę jednak, że zadanie to powinno być wykonane niezwykle starannie.

Naszym klientem jest organizacja prowadząca regularnie procesy rekrutacyjne. Znamy problemy tych klientów ponieważ prowadziliśmy dla nich tysiące procesów rekrutacyjnych. Spotykaliśmy się z nimi, rozmawialiśmy o ich problemach z pozyskiwaniem kandydatów. Rozmawialiśmy także z kandydatami, dzięki czemu poznaliśmy te problemy także z zupełnie innej perspektywy. Wreszcie zarządzając firmą rekrutacyjną poznawaliśmy wyzwania związane z rekrutacją na własnej skórze.

Z naszych obserwacji wynika, że klienci najczęściej nie posiadają odpowiednich narzędzi, które z jednej strony kompleksowo wesprą realizację procesów rekrutacyjnych, a z drugiej strony będą to narzędzia proste w użyciu i niezawodne. W Element łączymy właśnie te wartości – prostota i niezawodność oraz kompleksowe wsparcie i automatyzacja czynności wykonywanych w toku procesów rekrutacyjnych.

AW: Jak projektowaliście funkcjonalności w Waszym systemie? Dobrze zaplanowany proces to podstawa skutecznej i efektywnej rekrutacji. Czy w związku z tym opracowaliście idealny proces rekrutacji, a następnie automatyzowaliście wszystko, co mogło zostać zautomatyzowane?

MM: W naszym pierwszym projekcie systemu rekrutacyjnego, który powstał jeszcze przed powstaniem spółki Element, ustaliliśmy jak wygląda modelowy proces rekrutacyjny i stworzyliśmy system pod ten konkretny proces. Okazało się jednak, że takie podejście jest nieprawidłowe ponieważ każda organizacja inaczej definiuje swoje procesy rekrutacyjne. Proces idealny dla jednej organizacji będzie zupełnie nieprzydatny dla innej.

To była dla nas ważna lekcja, którą odrobiliśmy tworząc Element. Nasz system rekrutacyjny pozwala obecnie tworzyć dowolne procesy rekrutacyjne, nie narzucając ich struktury. Co więcej, proces może obejmować także inne etapy, jak np. onboarding czy przedłużenie umowy. To był strzał w dziesiątkę. Dziś widzimy jak nasi klienci tworzą różnorodne procesy, dopasowane nie tylko do potrzeb całej organizacji, ale także do potrzeb konkretnego stanowiska pracy. Zwinność Elementu jest niewątpliwą zaletą systemu i wyróżnia nas od rozwiązań konkurencyjnych.

Elastyczną konstrukcję systemu wzbogaciliśmy o liczne automatyzacje. Rzeczywiście jest tak jak mówisz, staramy się automatyzować wszystko co jest możliwe do zautomatyzowania. W obszarze automatyzacji mamy mnóstwo pomysłów i duże ambicje.

AW: Jak wyglądała pierwsza wersja Elementu – MVP systemu, który wszedł na rynek? Czy miał on znacznie mniej funkcjonalności od tych, które ma obecnie? Jakie funkcjonalności uznaliście za kluczowe i dlaczego?

MM: Jakkolwiek by to dziwnie nie zabrzmiało, to tych pierwszych wersji było dwie. Pierwsza powstała w okolicach 2014 r. w ramach firmy rekrutacyjnej, którą wówczas prowadziłem. To była wersja skrojona pod kątem jednego procesu rekrutacyjnego, który w moim błędnym przekonaniu był procesem uniwersalnym, dobrym dla większości klientów.

Jeśli chodzi o dzisiejszy system, to jego MVP powstało we wrześniu 2020 r. Była to wersja posiadająca najważniejsze funkcjonalności, takie jak baza kandydatów, tablica kanban do zarządzania procesem rekrutacyjnym, obsługa formularzy aplikacyjnych i publikacji ogłoszeń. Są to funkcjonalności, bez których trudno byłoby pozyskać pierwszych klientów. Wiedzieliśmy o tym przede wszystkim z własnego doświadczenia. Nasze MVP było nieoszlifowane. Sporo drobnych błędów i niedociągnięć, w których wykrywaniu pomagali nam pierwsi klienci (dziękujemy za wyrozumiałość i zaufanie!).

AW: Jak wyglądała pierwsza wersja modelu biznesowego wspierającego to MVP? Co było kluczową wartością i wyróżnikiem oferty dla klienta? W jaki sposób zarabialiście w tym modelu?

MM: Model biznesowy mieliśmy już zaplanowany na długo przed wypuszczeniem MVP. Znaliśmy rynek rekrutacyjny, znaliśmy rozwiązania konkurencyjne, wiedzieliśmy czym chcemy się wyróżnić. Nasz biznes oparliśmy o model System as a Service, który jest wygodną i obecnie chyba najpopularniejszą formą dostarczania klientom rozwiązań technologicznych wspierających procesy biznesowe. W tym modelu klienci uzyskują dostęp do systemu w ramach abonamentu. Dostęp do Elementu odbywa się poprzez przeglądarkę internetową, zatem użytkownicy nie muszą martwić się o instalacje czy infrastrukturę sprzętową.

Co do kluczowej wartości dla klienta to uważam, że jest nią stosunek ceny do jakości produktu. Jakość produktu objawia się klientowi przede wszystkim jako połączenie innowacyjnych funkcjonalności i automatyzacji z przejrzystością i prostota obsługi, a także wysoką responsywnością interfejsu, dzięki której praca jest po prostu przyjemna i szybka. Jak to się kolokwialnie mówi: „aż miło się klika” J

AW: Maciej, szczególną uwagę chciałam poświęcić wdrożeniu takiego modelu biznesowego. Jakiego rodzaju wiedza i kompetencje były Wam potrzebne aby opracować MVP? czyli ujmując to najprościej – bez jakich ludzi i bez jakich kompetencji nie udałaby się realizacja Waszego MVP?

MM: Nasz model biznesowy wymaga przede wszystkim doskonałej znajomości wyzwań związanych z realizacją procesów rekrutacyjnych. Jak już wspomniałem, mamy tu wieloletnie doświadczenie. Oczywiście niezbędny jest zespół developerów, którzy byli odpowiedzialni za wdrożenie w życie naszej wizji produktu.

Tomek Siwek, aktywny co-founder, odpowiada za wszelkie kwestie związane z zarządzaniem finansami. Tomek pilnuje, aby moje pomysły nie doprowadziły do bankructwa firmy 🙂 Ja zaś jestem product ownerem, tworzę wizję produktu, ustalam priorytet wdrażania poszczególnych funkcjonalności, zbieram feedback od użytkowników i przekazuję go deweloperom. Jestem również frontmanem spółki. Odpowiadam za sprzedaż, marketing i wsparcie klientów.

AW: Jak wygląda obecnie model biznesowy Elementu? co w nim doszło? dlaczego akurat to? Co Wam to daje, jakie dodatkowe przewagi? Co dodatkowego zyskali klienci, i co Wy dzięki temu również zyskujecie?

MM: W samym modelu biznesowym nie zmieniło się zbyt wiele. Myślę, że wynika to z faktu, że nasz model był planowany długo i oparty został o nasze już bogate doświadczenie biznesowe i rekrutacyjne.

Niemniej jednak zdajemy sobie doskonale sprawę, że rynek jest dynamiczny i należy cały czas obserwować wszystkie sygnały docierające do nas z zewnątrz, tu mam na myśli przede wszystkim klientów, trendy ekonomiczne oraz konkurencję. Ważne są również analizy dotyczące tego, co się dzieje w naszym zespole.

Mam na myśli przede wszystkim to, w jaki sposób możemy dostosować model biznesowy do naszej konkretnej sytuacji startupu. Czy w takim zespole, jaki mamy obecnie, jesteśmy w stanie dostarczyć klientom założone wartości? Czy potrzebujemy dodatkowych kompetencji lub sił przerobowych w obszarach marketingu lub sprzedaży? Czy koszty i ryzyka związane z prowadzeniem biznesu są pod wystarczającą kontrolą? To ważne sygnały, które obserwujemy wewnątrz naszego zespołu.

Jednym z elementów, który wdrożyliśmy w ostatnich miesiącach jest automatyzacja onboardingu wszystkich nowych użytkowników systemu. Po zalogowaniu do aplikacji każdy użytkownik otrzymuje automatycznie serię wiadomości, które pomagają w szybkim przyswajaniu sobie funkcjonalności naszego systemu rekrutacyjnego. Takie rozwiązanie oszczędza jednocześnie mnóstwo mojego czasu. Obecnie onboarding nowych klientów zajmuje o połowę mniej mojego czasu.

AW: Maciej, porozmawiajmy jeszcze o zasobach IT w takim modelu biznesowym jak Wasz, czyli modelu SAASowym, w którym udostępniacie w dużej mierze zautomatyzowany proces. Jaka wiedza technologiczna jest niezbędna do pracy w takim modelu? Skąd czerpiecie taką wiedzę?

MM: Od lat współpracujemy z zewnętrznym zespołem deweloperów. Jest to utalentowany zespół programistów z mocnym nastawieniem na jakość tworzonego kodu. To ważne ponieważ rozwiązania SaaS są stosunkowo łatwe do wdrożenia, ale także łatwe do opuszczenia.

Oznacza to, że jakość dostarczanej usługi musi stać na wysokim poziomie aby klient nie zniechęcił się i nie dokonał wkrótce zmiany dostawcy. Jakościowy kod i wykorzystanie nowoczesnych technologii to ważny oręż w rywalizacji na mocno konkurencyjnym rynku systemów rekrutacyjnych. Choć nasz produkt jest stosunkowo młody, to pod kątem technologicznym czujemy sporą przewagę nad rozwiązaniami konkurencyjnymi, właśnie dzięki świetnemu zespołowi deweloperów.

Skąd nasi deweloperzy czerpią wiedzę? Cóż, często zdobywają ją po prostu pracując nad Elementem. To właśnie Element był projektem, na którym zdobywali doświadczenie w architekturze event sourcing, elastic search, angular czy machine learning. To niezwykle ważne, że możemy pracować z deweloperami otwartymi na nowe technologie.

AW: Nawet najlepszy model biznesowy nie będzie miał powodzenia, jeśli nie wspiera go właściwa struktura i właściwi ludzie. Jakimi doświadczeniami w budowaniu struktury i zespołu wspierającego taki model biznesowy jak Wasz mógłbyś się podzielić?

MM: Nasz model biznesowy wymaga aktywnej sprzedaży, działań marketingowych i opieki nad użytkownikami systemu rekrutacyjnego. To jest moja rola. Element cały czas rozwija się i za ten rozwój również odpowiadam ustawiając kolejne pomysły nowych funkcjonalności na liście priorytetów.

Każdy model biznesowy wymaga także zarządzania finansami. To rola Tomka, który jest naszym CFO. Tomek trzyma na wodzy budżet i moją fantazję. Chciałbym jak najszybciej jak najwięcej najlepszych rozwiązań dla naszych klientów. Tomek pilnuje, aby były na to pieniądze.

Jest nas tylko dwóch, ale dopasowaliśmy się idealnie. Ja kompletnie nie znam się na finansach i najlepiej abym nie dotykał się pieniędzy. Tomek w ogóle nie zajmuje się sprzedażą i marketingiem, i najchętniej spędza czas w swoich excel’owych makrach. Każdy z nas mógłby mnóstwo nauczyć się od drugiego. Pomimo tego, że jestem prezesem, w ogóle nie wchodzę w decyzje finansowe i w tym aspekcie decyzje Tomka są ostateczne. Działa to również w drugą stronę w przypadku moich decyzji w zakresie marketingu czy sprzedaży.

Takie uzupełnianie się kompetencji jest w mojej ocenie jedną z najważniejszych zasad budowania zespołu. Buduj zatem zespół tak, aby istniały w nim potrzebne kompetencje i decyzyjność staraj się rozdzielać zgodnie z tymi kompetencjami. Zdaję sobie sprawę, że takie podejście wymaga zaufania, którego brakuje na początku współpracy zespołu. Niemniej jednak to właśnie powinien być kierunek rozwoju zespołu.

AW: Bardzo dziękuję za rozmowę i życzę Wam dalszych sukcesów!

 

Agnieszka Węglarz jest doradcą, strategiem i praktykiem biznesowym w B2B i B2C oraz wykładowcą. Ma ponad 20 lat doświadczenia zawodowego.  Pracowała jako menedżer w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media. Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP.  Wykorzystując wieloletnie praktyczne doświadczenie menedżerskie oraz wiedzę trenerską pomaga firmom budować i wdrażać ich strategie metodą warsztatów. Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Można się z nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.

Maciej Michalewski – CEO & Założyciel Elementu.

Maciej posiada niemal 10 lat doświadczenia w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych oraz zarządzaniu firmą rekrutacyjną. Rekrutował na różnorodne pozycje, od najniższych po najwyższe. Zarządzając firmą rekrutacyjną, planował i realizował działania sprzedażowe i rekrutacyjne. W szczytowym momencie Maciej zarządzał zespołem około 40 konsultantów 360 stopni (osoby odpowiedzialne jednocześnie za sprzedaż i realizację usług rekrutacyjnych). Na bazie swoich doświadczeń rekrutacyjnych i zamiłowania do technologii, skoncentrował się w pełni na rozwiązywaniu problemów procesów rekrutacyjnych, które zidentyfikował pracując w branży HR. W tym celu powstał Element, system rekrutacyjny, który redukuje koszt i czas rekrutacji pracowników, wykorzystując do tego nowoczesne technologie informatyczne. Więcej o Elemencie: https://elementapp.ai. Oprócz zarządzania Elementem Maciej śledzi trendy rynkowe i technologiczne, głównie w branży HR. Swoimi spostrzeżeniami dzieli się na blogu: https://elementapp.ai/blog