Umowy są nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu. Niezależnie od wielkości firmy, dobrze skonstruowana umowa nie tylko chroni interesy, ale także wyznacza jasne zasady współpracy. To klucz do stabilnej relacji z klientem, ochrony interesów i minimalizacji ryzyk. W startupach, które szybko się rozwijają, właściwa praca nad umowami ma kluczowe znaczenie – szczególnie, gdy w grę wchodzą ograniczone zasoby i potrzeba elastyczności. Ale czym dokładnie jest umowa i jak menedżerowie startupów powinni nad nią pracować?
Czym jest umowa?
Umowa to formalne porozumienie między dwiema stronami, które określa ich wzajemne zobowiązania, prawa i odpowiedzialności. W kontekście startupów, umowy najczęściej dotyczą współpracy z klientami, dostawcami lub partnerami biznesowymi. Mają one na celu ustalenie jasnych zasad działania i oczekiwań, takich jak terminy dostaw, poziomy usług (SLA), kwestie płatności czy odpowiedzialność za nieprzewidziane sytuacje.
Kto pracuje nad umową?
Jednym z częstych błędów popełnianych w startupach jest przekonanie, że umowy to domena prawników. Tymczasem to biznes – a konkretnie menedżer merytoryczny odpowiedzialny za dany obszar – powinien być „właścicielem” umowy. Menedżer najlepiej zna specyfikę oferowanych usług, swoje cele biznesowe oraz potrzeby klientów. Prawnik, choć niezbędny, pełni rolę doradcy, który przekształca ustalenia biznesowe w zgodny z prawem dokument i dba, aby był on zgodny z obowiązującymi przepisami.
Jak pracować nad umową? Etapy współpracy menedżera z prawnikiem
- Zdefiniowanie założeń biznesowych:
Pierwszym krokiem jest analiza celów umowy. Kluczowe na tym etapie jest zrozumienie celów i potrzeb klienta z jednej strony oraz celów i potrzeb swojej firmy we współpracy z klientem z drugiej. Przykład? Umowa SLA w startupie SaaS. Jej celem jest zdefiniowanie poziomu świadczenia usług na rzecz klientów firmy. A więc to Menedżer, a nie prawnik definiuje wskaźniki dostępności systemu i czas reakcji na zgłoszenia klientów zawarte w umowie. Ważne, aby te założenia były realistyczne i odpowiadały zarówno na potrzeby klienta, jak i aktualne zasoby operacyjne firmy.
- Analiza możliwości biznesowych:
To część pracy nad umowami, która bywa często pomijana, ale może okazać się kluczowa. Menedżer musi nie tylko uwzględniać oczekiwania klientów, ale również realnie ocenić, na co firmę stać. Przykładowo, jeśli startup ma ograniczoną liczbę pracowników odpowiedzialnych za obsługę klienta, wpisanie zbyt krótkiego czasu reakcji może być ryzykowne. Firma musi ocenić dostępność zasobów ludzkich oraz ich przepustowość, by zyskać pewność, że będzie w stanie wywiązać się z ustaleń SLA.
Brak realistycznej analizy możliwości biznesowych może mieć poważne konsekwencje. Jeśli firma nie ma wystarczających zasobów – np. zespołu wsparcia technicznego – aby sprostać wymaganiom zawartym w umowie, naraża się na łamanie jej warunków. W konsekwencji może to prowadzić do nałożenia kar umownych, utraty zaufania klientów, a nawet zerwania współpracy. Co gorsza, zbyt optymistyczne założenia mogą negatywnie wpłynąć na reputację startupu, co jest szczególnie bolesne w pierwszych etapach działalności.
- Identyfikacja ryzyk:
Wraz z prawnikiem menedżer analizuje ryzyka związane z umową. Czy istnieje ryzyko, że nie uda się spełnić zapisanych wskaźników SLA? Jakie są konsekwencje finansowe w przypadku niewywiązania się z umowy? Menedżer musi upewnić się, że nie bierze na siebie zobowiązań, których firma nie jest w stanie spełnić.
- Przygotowanie projektu umowy:
Po ustaleniu celów i ograniczeń, prawnik opracowuje dokument umowy. Na tym etapie kluczowe jest, aby menedżer dokładnie sprawdził, czy wszystkie kluczowe aspekty operacyjne są właściwie uwzględnione i opisane, a umowa nie narzuca na firmę zbyt wysokich wymagań, które mogłyby przekroczyć jej możliwości.
- Negocjacje i rewizje:
Negocjacje z klientem mogą prowadzić do zmian w umowie. Rolą menedżera jest aktywne uczestnictwo w tym procesie, aby nie dopuścić do sytuacji, w której klient narzuci warunki, które będą dla firmy niekorzystne lub nierealistyczne
- Podpisanie umowy i monitorowanie jej realizacji:
Po podpisaniu umowy, menedżer powinien stale monitorować, czy firma jest w stanie wywiązać się z zawartych w niej ustaleń. Ważne jest śledzenie wskaźników SLA i reagowanie na ewentualne odstępstwa.
Podsumowując, umowa to nie tylko dokument prawny, ale przede wszystkim narzędzie biznesowe. Dobrze przygotowana i przemyślana umowa to fundament bezpiecznego i efektywnego rozwoju każdej firmy, szczególnie startupu.
Agnieszka Węglarz to była menedżerka w korporacjach IT, wieloletni praktyk, konsultant biznesowy i mentor. Pomaga startupom technologicznym i firmom MŚP usprawniać ich działalność i rozwijać biznes przy ograniczonych zasobach. W swoich warsztatach i projektach koncentruje się na praktycznych aspektach rozwoju biznesu. Prowadzi własną firmę konsultingową i współpracuje z Google for Startups jako międzynarodowy mentor w zakresie modelowania biznesowego i strategii wzrostu.