Jak firmy MŚP mogą obniżać koszty wdrażania innowacji, wywiad z Dominiką Balińska, Dyrektorem Regionalnym w Ayming Polska

Kiedy warunki konkurowania zmieniają się bardzo dynamicznie i wymagają transformacji modelu biznesowego, badania i rozwój to jeden z kluczowych warunków utrzymania konkurencyjności firmy. O tym jakie możliwości finansowania innowacji mają firmy w Polsce i jak mogą obniżać ich koszty, rozmawiam z Dominiką Balińską, Dyrektorem Regionalnym w Ayming Polska.

Agnieszka Węglarz: Dominiko, opowiedz najpierw, czym zajmuje się Ayming i jakie ma doświadczenia w finansowaniu innowacji.

Dominika Balińska: Ayming to międzynarodowa grupa doradcza działająca w 15 krajach w Europie, Azji i Ameryce Północnej. Od 1986 roku na świecie, a od 2004 roku w Polsce dbamy o prawidłowość rozliczeń naszych klientów, dzięki czemu mogą uzyskiwać oszczędności na dalsze inwestycje i poprawić płynność finansową.

Jeśli chodzi o nasze doświadczenie w obszarze finansowania innowacji, to Ayming Polska przewodniczy Zespołowi ds. Ulg Innowacyjnych w Radzie Podatkowej Konfederacji Lewiatan. Czuwaliśmy m.in. nad kształtowaniem się przepisów w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej. Od 2016 roku, czyli od momentu wprowadzenia tego mechanizmu w Polsce, pomagamy firmom w pełni identyfikować ich działalność badawczo-rozwojową oraz prawidłowo rozliczać ulgę B+R. Do tej pory przeprowadziliśmy niemal 300 projektów z tego zakresu i zidentyfikowaliśmy ponad 250 mln zł kosztów kwalifikowanych dla naszych klientów.

Agnieszka Węglarz: Dziś w rozmowie z Tobą chciałam się skupić na Waszej ofercie dotyczącej ulgi na badania i rozwój, która umożliwia zdobycie dodatkowego finansowania na wprowadzanie innowacji w firmie. Na jaki konkretnie problem odpowiada ta ulga?

Dominika Balińska: Wprowadzanie innowacji jest procesem nie tylko czasochłonnym, ale też bardzo kosztownym, a dzięki uldze B+R przedsiębiorcy otrzymują możliwość odliczenia od podatku części poniesionych kosztów. Każda firma może odliczyć do 100% kosztów kwalifikowanych, a każde centrum badawczo-rozwojowe aż 150%. Jest to swoista premia za odwagę i podejmowane ryzyko. Ulga badawczo-rozwojowa to ulga w podatku dochodowym (zarówno CIT, jak i PIT), która ma zachęcić przedsiębiorców do inwestowania w badania i rozwój, aby stali się bardziej konkurencyjni.

Agnieszka Węglarz: Dominiko, po raz kolejny używasz określenia „koszty kwalifikowane”. Co to oznacza, mówiąc prostym językiem?

Dominika Balińska: Są to koszty poniesione w związku z działalnością badawczo-rozwojową uprawniające do skorzystania z ulgi. Ustawodawca uznał, że nie wszystkie koszty poniesione na innowacje  czy rozwój będzie można rozliczyć. Stworzył tym samym katalog kosztów, który możemy znaleźć w art. 26e ustawy PIT oraz w art. 18d ustawy CIT. Do tych kosztów zaliczymy m.in. koszty osobowe, zakup materiałów i surowców, amortyzację środków trwałych, zakup zewnętrznych opinii i ekspertyz czy też odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej.

Agnieszka Węglarz: Skoro ulga badawczo-rozwojowa to tak atrakcyjny mechanizm, to z pewnością korzysta z niego wiele firm w Polsce. Czy mam rację?

Dominika Balińska: Niestety tak nie jest i wciąż zaskakująco niewielu przedsiębiorców sięga po ulgę B+R. W 2019 roku było to 1342 podatników CIT oraz 1195 podatników PIT.

Agnieszka Węglarz: Dlaczego tak się dzieje?

Dominika Balińska: Po pierwsze, przedsiębiorcy nie rozumieją, czym jest działalność badawczo-rozwojowa i postrzegają ją przez pryzmat zaawansowanych działań innowacyjnych co najmniej na skalę regionu lub kraju.

Agnieszka Węglarz: To czym jest w takim razie działalność badawczo-rozwojowa?

Dominika Balińska: Możemy w uproszczeniu powiedzieć, że chodzi o wymyślanie nowych lub usprawnianie dotychczasowych produktów, procesów czy usług na skalę danego przedsiębiorstwa. Działalność badawczo-rozwojowa to nie są tylko i wyłącznie projekty prowadzone w laboratoriach przez naukowców w białych fartuchach. W definicji ustawowej czytamy, że jest to działalność twórcza obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań.

Innymi słowy chodzi o istotne ulepszenia produktów, usług czy procesów oraz o prace mające na celu wprowadzenie nowego produktu lub usługi na rynek. Warto podkreślić, że wyniki prowadzonej działalności nie mają znaczenia, dlatego ulgę B+R można uzyskać również na projekty, które nie zakończyły się sukcesem lub wciąż trwają.

Kolejną ważną kwestią jest to, że ulga nagradza przedsiębiorców, którzy szukają nowych rozwiązań w skali swojej firmy. Oznacza to, że jeśli nasz konkurent wymyślił już dany produkt lub usługę, a my w wyniku własnych prac badawczo-rozwojowych uzyskamy ten sam efekt, to i tak przysługuje nam ulga badawczo-rozwojowa.

Agnieszka Węglarz: Dominiko, czy możesz proszę podać kilka typowych przykładów takich usprawnień? Czy np. uruchomienie kanału e-commerce, czyli swojego sklepu internetowego, który wykonała nam agencja digitalowa, jest takim usprawnieniem i jego koszt można będzie odliczyć od podatku?

Dominika Balińska:  Odpowiedź na to pytanie wiąże się bezpośrednio ze wspomnianym przeze mnie katalogiem kosztów kwalifikowanych. Niestety ustawodawca nie umożliwia nam rozliczenia kosztów usług zewnętrznych, jeśli nie są realizowane przez jednostki naukowe. W tym jednak konkretnym przypadku należałoby się przyjrzeć, czy działania koncepcyjne, projektowe lub walidacyjne były po części wykonywane przez moją firmę i tutaj poszukać potencjału.

Częstymi projektami w branży IT, jakie rozliczamy w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, są opracowania lub ulepszanie oprogramowania, nawet jeśli zostało ono stworzone przez podmiot trzeci. Efektem prac są nowe moduły stanowiące dodatkowe funkcjonalności dla pierwotnej wersji oprogramowania. Przykładem z  zupełnie innej branży jest ulepszenie istniejącej linii produkcyjnej, które prowadzi do obniżenia czasu czy kosztów produkcji czy też może mieć na celu poprawienie ergonomii pracy.

Warto zwrócić uwagę na projekty, które wykonujemy na zlecenie klientów, ponieważ w nich również znajdujemy potencjał badawczo-rozwojowy. Jeśli zlecenie to wymaga opracowania specyficznych parametrów, nowej technologii lub zaprojektowania danego produktu, warto przyjrzeć się takim projektom bliżej.

Agnieszka Węglarz: A jakie są kolejne powody, dla których firmy nie korzystają tej ulgi?

Dominika Balińska: Drugi problem to prawidłowa identyfikacja kosztów kwalifikowanych dotyczących działalności badawczo-rozwojowej. Skorzystanie z ulgi B+R wymaga wiedzy nie tylko podatkowej i prawnej, ale również, jak nie przede wszystkim, technicznej. W wielu firmach za rozliczanie podatków odpowiedzialny jest dział finansowy, który nie zna się na kwestiach technicznych tak jak pracownicy produkcyjni. W przypadku identyfikacji kosztów kwalifikowanych firmy najczęściej opierają się na dokumentacji finansowej, całkowicie pomijając analizę techniczną. Takie działanie niesie wysokie ryzyko dokonania nieuzasadnionych odpisów podatkowych lub odliczenia zaledwie części poniesionych kosztów.

Inną barierą przed skorzystaniem z ulgi badawczo-rozwojowej jest obawa przed kontrolą skarbową i zakwestionowanie rozliczenia podatkowego. Warto pamiętać, że rozliczenie ulgi ma charakter deklaratywny, więc otrzymanie zapytania z urzędu skarbowego powinno być odbierane przez firmy jako coś naturalnego.

Ewentualne czynności sprawdzające lub kontrola skarbowa są szansą na sprawdzenie poprawności rozliczeń i zebranej dokumentacji. Weryfikowana firma ma odpowiednio dużo czasu, aby wskazane nieprawidłowości na bieżąco skorygować.

Agnieszka Węglarz: Dominiko, jakie mogą być konsekwencje dla firmy, dla której wyniki tej kontroli wypadną negatywnie? Bo to jednak warto nazwać wyraźnie. I to prowadzi do kolejnego pytania: w jaki sposób Wy wspieracie przedsiębiorców w rozliczaniu ulgi badawczo-rozwojowej? Co wyróżnia Ayming na tle innych firm doradczych lub biur księgowych?

Dominika Balińska: Nasza współpraca z klientem zaczyna się już w momencie określenia potencjału na rozliczenie ulgi badawczo-rozwojowej, a kończy dopiero w momencie wygaśnięcia zobowiązań przed urzędem skarbowym. Innymi słowy, jesteśmy z przedsiębiorcą od samego początku do samego końca. Nie wyceniamy oddzielnie poszczególnych etapów współpracy czy też dodatkowych obowiązków, takich jak złożenie prośby o interpretację indywidualną do Krajowej Informacji Skarbowej.

Nasze wynagrodzenie to tylko i wyłącznie umowa sukcesu. Jeśli zidentyfikujemy oszczędności przy rozliczeniu ulgi badawczo-rozwojowej, dzielimy się nimi z klientem. Jeśli ich nie będzie, klient pozostaje z dogłębnym audytem technicznym dotyczącym jego działalności badawczo-rozwojowej.

To, co nas niewątpliwie wyróżnia spośród konkurencji, to sposób realizacji całego projektu. My współpracujemy z klientami, a nie tylko wykonujemy usługę. Co to oznacza? Klient podczas spotkań i rozmów bardzo wiele się uczy. Znając korzyści, jakie niesie ze sobą ulga B+R, nasi klienci zaczynają planować kolejne działania w taki sposób, aby w pełni z niej skorzystać. Dzięki temu już na etapie planowania możemy obniżyć budżet projektów B+R.

Co więcej, podchodzimy do finansowania innowacji kompleksowo. Dlatego jeśli zauważymy, że nasi klienci mogą skorzystać z innych ulg prorozwojowych np. IP Box, zwolnienia strefowe czy ulga dla twórców, to wskazujemy im taką możliwość i przechodzimy przez cały proces.

Agnieszka Węglarz: Jak wyglądają poszczególne kroki współpracy z klientem przy rozliczeniu ulgi B+R?

Dominika Balińska: Pierwszą fazą projektu jest identyfikacja i mapowanie działalności badawczo-rozwojowej. Nasi konsultanci, z których każdy ma wykształcenie inżynieryjne i doświadczenie biznesowe w przedsiębiorstwach o profilu technicznym, wraz z pracownikami po stronie klienta przeprowadzają tzw. audyt techniczny. Jest to profesjonalna rozmowa jak równy z równym na temat podejmowanych w firmie projektów badawczo-rozwojowych. Wszystko po to, aby jak najlepiej zrozumieć specyfikę działalności klienta. Jest to kluczowy etap, ponieważ dokładna i kompleksowa identyfikacja działalności B+R pozwala wyodrębnić wszystkie koszty kwalifikowane. A co za tym idzie, osiągnąć maksymalne oszczędności przy rozliczeniu ulgi badawczo-rozwojowej.

W kolejnych krokach nasz zespół dokonuje identyfikacji kosztów  kwalifikowanych, a następnie sporządza ich ewidencję księgową, która jest podstawą do rozliczenia ulgi. Wszystkie projekty badawczo-rozwojowe muszą być odpowiednio opisane, a my pokazujemy klientom, jak tworzyć taką dokumentację.

Zwieńczeniem projektu jest sięgnięcie po korzyści finansowe, czyli złożenie w zeznaniu podatkowym za dany rok załącznika CIT-BR lub PIT-BR, co jest po naszej stronie. Podsumowując, nasz wkład w rozliczenie ulgi B+R to jak największe odciążenie klienta i służenie mu wsparciem w często skomplikowanych kwestiach prawnych i technicznych.

Agnieszka Węglarz: Jakie firmy mogą skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej? Jakie warunki muszą spełniać?

Dominika Balińska: Ulga B+R jest jedną z najbardziej dostępnych preferencji podatkowych. Może z niej  skorzystać każdy, kto – po pierwsze – prowadzi działalność B+R, a po drugie, odprowadza podatek dochodowy. Nie jest istotna branża czy wielkość firmy. Przedsiębiorcy, którzy są na stracie i nie odprowadzają na razie podatku dochodowego, mogą na bieżąco księgować koszty kwalifikowane do ulgi B+R, by skorzystać z obniżenia podstawy opodatkowania w przyszłości.

Przepisy przewidują również specjalne regulacje dla podatników rozpoczynających działalność. W przypadku, gdy startup w pierwszym roku działalności poniósł stratę albo osiągnął dochód niższy od przysługującego za ten rok odliczenia, wówczas może uzyskać zwrot gotówkowy.

Agnieszka Węglarz: Podsumujmy – jakie korzyści odnoszą klienci, którzy skorzystają z ulgi badawczo-rozwojowej?

Dominika Balińska: Są to przede wszystkim korzyści finansowe, często sięgające milionów złotych. Wszystko zależy od wielkości firmy i zakresu jej działalności badawczo-rozwojowej. Chciałabym podkreślić, że przedsiębiorcy mają zupełną dowolność, na co wydadzą odzyskane środki w ramach ulgi B+R. Mogą je wykorzystać na kolejne badania czy inwestycje, ale równie dobrze mogą je przeznaczyć na podwyżki dla pracowników czy zatrudnienie nowych specjalistów.

Agnieszka Węglarz: Ile zwykle czasu potrzeba, aby firma mogła skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej?

Dominika Balińska: Projekt dotyczący rozliczenia ulgi trwa kilka miesięcy. Jego długość jest m.in. zależna od tego, czy przedsiębiorca ewidencjonował koszty kwalifikowane i prowadził stosowną dokumentację prac B+R.

Po korzyści z danego roku podatkowego sięgamy przy składaniu deklaracji PIT lub CIT. Ale bardzo dobrą informacją jest to, że możemy cofnąć się z rozliczeniem ulgi nawet do 5 lat wstecz i sprawdzić, czy podatki, które płaciliśmy, nie powinny być skorygowane o poniesione koszty kwalifikowane na działalność B+R. Jeśli tak się stało, wystarczy złożyć korektę, a fiskus wypłaca nam nadpłacone pieniądze.

Agnieszka Węglarz: Bardzo dziękuję za rozmowę.

O rozmówcach:

Agnieszka Węglarz jest doradcą, strategiem i praktykiem biznesowym w B2B i B2C oraz wykładowcą. Ma ponad 20 lat doświadczenia zawodowego.  Pracowała jako menedżer w dużych firmach, gdzie odpowiadała za strategię, marketing i rozwój biznesu. Pracowała dla wielu znanych marek polskich i międzynarodowych w takich branżach jak telekomunikacja, IT, finanse, branża spożywcza, FMCG oraz media.

Od 2014 roku prowadzi własną firmę doradczą Go2Market. Specjalizuje się w budowaniu strategii rozwoju biznesu w B2B, pracuje głównie z firmami z sektora MŚP.  Wykorzystując wieloletnie praktyczne doświadczenie menedżerskie oraz wiedzę trenerską pomaga firmom budować i wdrażać ich strategie metodą warsztatów. Jest ekspertem od tematyki modelu biznesowego, segmentacji, oferty wartości, strategii sprzedażowej i marketingowej oraz sprzedaży doradczej. Prowadzi bloga o tematyce biznesowej www.agnieszkaweglarz.com oraz własny kanał na YouTube – Biznes Ring by Agnieszka Węglarz. Można się ze nią skontaktować pisząc na adres: agnieszka.weglarz@g2m.biz.pl albo bezpośrednio wysyłając wiadomość na LinkedIN.

Dominika Balińska – współpracując z Ayming Polska  łączy świat finansów i  technologii. Dzięki  wieloletniej współpracy z biznesem wskazuje najbardziej optymalne sposoby finansowania innowacji. Głównymi obszarami jej  wsparcia jest korzystanie z ulgi podatkowej na działalność badawczo-rozwojową, IP BOX oraz z Polskiej Strefy Inwestycji. Pomaga prawidłowo identyfikować i zmapować działania badawczo-rozwojowe.